Contact Account

Algemene voorwaarden – Van der Valk Hotel Gent

Van der Valk Hotel Gent Akkerhage 10, 9000 Gent Alle tarieven zijn onder voorbehoud van de geldende btw-regeling.

Inhoud
  1. Algemene voorwaarden – individuele reservaties
  2. Parkeerbeleid
  3. Algemene voorwaarden – groepsreservaties, Meetings & Events
  4. Deposit, betalingen en facturatie
  5. Operationele bepalingen voor groepen en events
  6. Aansprakelijkheid, veiligheid en huisregels
  7. Bevoegdheid en toepasselijk recht
  8. Website, privacy en cookies

1. Algemene voorwaarden – individuele reservaties

1.1 Annulatie van individuele hotelkamers
  • Tot 24 uur vóór de voorziene aankomstdatum, uiterlijk om 15:00 uur lokale tijd, kan de reservering kosteloos worden geannuleerd.
  • Bij annulatie minder dan 24 uur vóór aankomst of bij no-show wordt 100% van de eerste overnachting aangerekend.
  • Bij niet-restitueerbare tarieven, ook wel Non-Refundable tarieven, is geen annulatie of wijziging mogelijk. Het volledige bedrag wordt steeds aangerekend.
  • Voor zakelijke reservaties met raamovereenkomst kunnen aanvullende of afwijkende voorwaarden van toepassing zijn, zoals vermeld in die overeenkomst.
1.2 Individuele reservaties voor arrangementen of diensten
  • Tot 24 uur vóór de aankomstdatum kan de reservatie kosteloos worden geannuleerd.
  • Bij annulatie minder dan 24 uur vóór aankomst of bij no-show wordt 100% van het totaalbedrag aangerekend.
  • Voor feestdagen of speciale evenementen kunnen afwijkende annulatievoorwaarden gelden.
1.3 Verblijfstarieven
  • Onze tarieven zijn gebaseerd op vraag en beschikbaarheid. Tarieven kunnen van dag tot dag verschillen.
  • Bij restitueerbare tarieven blijft de kamer tot 18:00 uur op de dag van aankomst gereserveerd indien er geen vooruitbetaling werd uitgevoerd.
  • Bij late aankomst dient de kamerreservering vooraf betaald te zijn of gegarandeerd te worden met een kredietkaart.
  • Zonder betalingsbevestiging of kredietkaartgarantie kan het hotel de kamerreservering na 18:00 uur annuleren.
  • Bij niet-restitueerbare tarieven, ook wel Non-Refundable tarieven, is geen annulatie of wijziging mogelijk. Het volledige bedrag wordt steeds aangerekend.
1.4 Betaling en facturatie voor individuele reservaties
  • Bij online boekingen kan gevraagd worden het volledige bedrag vooraf te voldoen.
  • Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum betaald te worden.
  • Bij laattijdige betaling wordt een nalatigheidsinterest van 2% per maand aangerekend, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van €50.
  • Facturatie is enkel mogelijk wanneer:
    • er een lokaal contract is overeengekomen tussen de klant en Van der Valk Hotel Gent; of
    • er een overkoepelend contract bestaat via Valk Business waarin facturatie als betalingsmogelijkheid is opgenomen.
1.5 Check-in, check-out en verblijf
  • Check-in is mogelijk vanaf 15:00 uur.
  • Check-out dient te gebeuren vóór 11:00 uur.
  • Vroegere check-in of latere check-out is enkel mogelijk op aanvraag en op basis van beschikbaarheid. Hiervoor kan een meerprijs gelden.
  • Roken is verboden in alle kamers. Bij overtreding wordt een boete van €250 aangerekend.
  • Het hotel is niet aansprakelijk voor verlies of schade aan persoonlijke bezittingen.

2. Parkeerbeleid

2.1 Bezoekers algemeen
  • De eerste 30 minuten zijn gratis. Hiervoor is geen validatie nodig.
  • Daarna geldt een tarief van €2,50 per uur.
  • Het maximumtarief bedraagt €20 per dag.
2.2 Hotelgasten met overnachting
  • Hotelgasten betalen €10 per 24 uur.
  • Betaling gebeurt via de receptie.
  • Het parkeerticket wordt gevalideerd aan de receptie.
2.3 Restaurantgasten
  • De eerste 3 uur zijn gratis via QR-code op de restaurantbon.
  • Na 3 uur geldt een tarief van €2,50 per uur.
  • Bij vertrek scant de gast eerst de QR-kortingscode en betaalt daarna, indien van toepassing, het resterende bedrag aan de betaalautomaat.
2.4 Weleda City Spa-gasten
  • De eerste 3 uur zijn gratis via QR-code, verkrijgbaar aan het onthaal van Weleda City Spa.
  • Na 3 uur geldt een tarief van €2,50 per uur.
  • Bij vertrek scant de gast eerst de QR-kortingscode en betaalt daarna, indien van toepassing, het resterende bedrag aan de betaalautomaat.
2.5 Meeting & Event-gasten

Voor Meetings & Events geven we voorrang aan parking H1, H2 en H3. Parking B, ondergronds bij Blue Towers, wordt ingezet bij grote drukte of wanneer H1, H2 en H3 volzet zijn.

H1, H2 en H3

  • Het standaardtarief bedraagt €2,50 per uur, met een maximum van €20 per dag.
  • Voor Meeting & Event-gasten kan 3 uur gratis parking voorzien worden via QR-code.
  • Na toepassing van de QR-code bedraagt het maximumtarief €12,50 per dag.
Werkwijze bij vertrek

Parking voor eigen rekening van de gast De gast betaalt rechtstreeks aan de betaalautomaat. De gast scant eerst de QR-kortingscode. Het maximumtarief bedraagt €12,50 per dag.

Parking op rekening van bedrijf of organisatie Het parkeerticket wordt gevalideerd aan de receptie. Het maximumtarief bedraagt €12,50 per ticket of per dag, afhankelijk van de gemaakte afspraak.

3. Algemene voorwaarden – groepsreservaties, Meetings & Events

3.1 Annulatie en vermindering van deelnemers voor evenementen en diensten
Dossiers tot en met 50 personen
  • Tot en met 45 dagen vóór de voorziene aankomstdatum kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
  • Tussen 44 en 30 dagen vóór de voorziene aankomstdatum kan 40% van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 29 en 15 dagen vóór de voorziene aankomstdatum kan 20% van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 14 en 7 dagen vóór de voorziene aankomstdatum kan 10% van het aantal deelnemers en de daaraan gekoppelde gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Minder dan 7 dagen vóór de voorziene aankomstdatum is een forfaitaire annulatiekost verschuldigd gelijk aan 100% van de prijs van het geannuleerde aantal deelnemers of diensten.
3.2 Annulatie en vermindering van kamerboekingen
Dossiers tot en met 50 kamers
  • Tot en met 45 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
  • Tussen 44 en 30 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 50% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 29 en 15 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 25% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Minder dan 15 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum is een forfaitaire annulatiekost verschuldigd gelijk aan 100% van de prijs van de geannuleerde kamerreservaties.
  • De klant dient uiterlijk 14 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum een gedetailleerde kamerlijst aan Van der Valk Hotel Gent te bezorgen, met per kamer:
    • bezetting, bijvoorbeeld single, double enz.;
    • naam en voornaam van de deelnemer(s);
    • nationaliteit.
  • Bij laattijdige aanlevering van deze gegevens kunnen extra kosten worden aangerekend.
Dossiers vanaf 51 tot en met 100 kamers
  • Tot en met 60 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
  • Tussen 59 en 45 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 75% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 44 en 30 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 50% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 29 en 15 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 25% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Minder dan 15 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum is een forfaitaire annulatiekost verschuldigd gelijk aan 100% van de prijs van de geannuleerde kamerreservaties.
  • De klant dient uiterlijk 14 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum een gedetailleerde kamerlijst aan Van der Valk Hotel Gent te bezorgen, met per kamer:
    • bezetting, bijvoorbeeld single, double enz.;
    • naam en voornaam van de deelnemer(s);
    • nationaliteit.
  • Bij laattijdige aanlevering van deze gegevens kunnen extra kosten worden aangerekend.
Dossiers vanaf 101 tot en met 150 kamers
  • Tot en met 90 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan de volledige reservatie of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
  • Tussen 89 en 60 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 65% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 59 en 45 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 45% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 44 en 30 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 25% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Tussen 29 en 15 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum kan 15% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Elke bijkomende annulatie wordt aangerekend aan de contractuele prijs.
  • Minder dan 15 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum is een forfaitaire annulatiekost verschuldigd gelijk aan 100% van de prijs van de geannuleerde kamerreservaties.
  • De klant dient uiterlijk 14 dagen vóór de eerst voorziene aankomstdatum een gedetailleerde kamerlijst aan Van der Valk Hotel Gent te bezorgen, met per kamer:
    • bezetting, bijvoorbeeld single, double enz.;
    • naam en voornaam van de deelnemer(s);
    • nationaliteit.
  • Bij laattijdige aanlevering van deze gegevens kunnen extra kosten worden aangerekend.
Dossiers vanaf 151 kamers
  • Voor dossiers vanaf 151 kamers kunnen afwijkende voorwaarden gelden. Deze worden per dossier bepaald en schriftelijk vastgelegd.

4. Deposit, betalingen en facturatie

4.1 Deposit
  • De deposit bedraagt 75% van de totaalfactuur, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
  • De deposit dient uiterlijk 14 dagen vóór aanvang van het evenement te zijn voldaan.
  • Indien de klant de betalingsvoorwaarden voor het voorschot of de voorafbetaalde rekening niet naleeft, behoudt het hotel zich het recht voor om de reservatie te annuleren of enkel die diensten te leveren die overeenstemmen met het reeds betaalde voorschot.
4.2 Facturatieadres en facturatiegegevens
  • Het facturatieadres zoals vermeld in het contract is bindend.
  • Wijzigingen aan het facturatieadres kunnen enkel voorafgaand aan het evenement of de overnachting worden doorgegeven.
  • Facturen worden uitsluitend per e-mail verstuurd, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
  • De klant dient uiterlijk vóór aanvang van het evenement een correct facturatie-e-mailadres te bezorgen.
4.3 Eindsaldo
  • Na afloop van de activiteit wordt het eindsaldo opgemaakt.
  • De klant verbindt zich ertoe het saldo te betalen bij het verlaten van de activiteit, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
  • Betaling gebeurt contant of via Visa, Eurocard, Bancontact of Mastercard, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4.4 Betalingstermijn en laattijdige betaling
  • Facturen dienen betaald te worden binnen 14 dagen na factuurdatum, conform de algemene factuurvoorwaarden die integraal deel uitmaken van deze overeenkomst.
  • Bij laattijdige betaling wordt zonder voorafgaande aanmaning een nalatigheidsinterest van 2% per maand aangerekend.
  • Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het openstaande bedrag verschuldigd, met een minimum van €50, onverminderd eventuele gerechts- en uitvoeringskosten.
  • Klachten met betrekking tot de factuur dienen schriftelijk en aangetekend te worden meegedeeld binnen 8 dagen na factuurdatum. Na afloop van deze termijn is protest niet meer ontvankelijk.
4.5 Individuele facturatie aan deelnemers

Indien de klant een activiteit organiseert in het hotel en Van der Valk, op verzoek van de klant, faciliteiten, hotelkamers of aanhorigheden individueel factureert aan één of meerdere door de klant aangewezen deelnemers, blijft de klant samen met de betrokken deelnemers hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot betaling van alle verschuldigde bedragen, inclusief hoofdsom, intresten en kosten.

5. Operationele bepalingen voor groepen en events

5.1 Totstandkoming van de overeenkomst
  • De reservatie-overeenkomst komt pas tot stand na aanvaarding en ondertekening door Van der Valk.
  • Zolang de overeenkomst niet door Van der Valk werd aanvaard en ondertekend, is Van der Valk niet gebonden ten aanzien van de klant of diens deelnemers.
  • Van der Valk behoudt zich in dat geval het recht voor om het evenement als onbestaand te beschouwen en de beoogde kamers, ruimtes of faciliteiten vrij te geven aan derden.
  • Na ondertekening worden alle verbintenissen tussen partijen uitsluitend door deze overeenkomst beheerst. Deze overeenkomst vervangt alle voorgaande afspraken tussen partijen.
  • Wijzigingen of aanvullingen aan de overeenkomst zijn enkel geldig indien zij schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen worden aanvaard.
  • Mondelinge afspraken worden als niet geldig en onbestaande beschouwd.
5.2 Verhoging van het aantal deelnemers

Indien de klant minder dan 14 dagen vóór de voorziene datum een verhoging van het aantal deelnemers doorgeeft, zal het hotel redelijke inspanningen leveren om de dienstverlening aan het verhoogde aantal deelnemers te voorzien. Het hotel kan echter niet aansprakelijk worden gehouden indien dit niet of niet volledig mogelijk blijkt. Het exacte aantal deelnemers dient uiterlijk 5 werkdagen vóór het evenement te worden bevestigd.

5.3 Audiovisuele en EDP-uitrusting
  • Indien Van der Valk audiovisuele of EDP-uitrusting ter beschikking stelt, is de klant hiervoor verantwoordelijk gedurende de volledige duur van het evenement.
  • Bij gebrek aan opmerkingen onmiddellijk na de terbeschikkingstelling wordt de klant geacht de uitrusting in goede staat van onderhoud en werking te hebben ontvangen.
  • Indien de klant eigen uitrusting gebruikt of uitrusting via derden betrekt, blijft de klant hiervoor volledig verantwoordelijk gedurende de volledige duur van het evenement.
  • De klant dient zelf de nodige maatregelen te treffen om beschadiging, diefstal of verlies te vermijden.
  • De klant dient vooraf schriftelijke toestemming te vragen voor het gebruik van wanden, tafels of vloeren, alsook voor het plaatsen van posters, tekens, vlaggen of ander advertentiemateriaal.
  • Alle materialen en uitrusting van de klant dienen uiterlijk op het einde van het evenement uit het hotel verwijderd te worden. Het hotel is niet verantwoordelijk voor materialen of uitrusting die niet tijdig verwijderd werden.
5.4 Gereserveerde conferentiezalen

De namen van vergaderzalen zoals vermeld in het contract zijn indicatief en niet bindend. Het hotel heeft het recht om de benaming van vergaderzalen eenzijdig te wijzigen. Van der Valk informeert de klant hiervan uiterlijk op de dag van aankomst.

5.5 Check-in en check-out kamers bij groepsreservaties

  • Check-in is mogelijk vanaf 15:00 uur.
  • Indien de klant of deelnemer vóór 15:00 uur aankomt, zal Van der Valk naar best vermogen proberen de kamer vroeger ter beschikking te stellen, zonder hiertoe verplicht te zijn.
  • Indien de klant of deelnemer de zekerheid wenst om vóór 15:00 uur over de kamer te beschikken, dient de voorafgaande nacht geboekt te worden aan de geldende tarieven.
  • De officiële check-out tijd is 11:00 uur.
  • Bij laattijdige check-out of verlenging tot 17:00 uur wordt een bijkomende kost aangerekend gelijk aan het halve dagtarief van de betrokken kamer.
  • Late check-out is steeds afhankelijk van beschikbaarheid en kan niet gegarandeerd worden.
5.6 Voortijdig vertrek

Indien de klant het evenement voortijdig beëindigt of indien de klant of een deelnemer de vergaderzalen of het hotel verlaat vóór de geboekte vertrekdatum, is Van der Valk gerechtigd om de resterende geboekte dagen, overnachtingen, faciliteiten en aanhorigheden integraal aan te rekenen aan het contractueel overeengekomen tarief.

5.7 Tijdschema

De klant verbindt zich ertoe het evenement te starten en te beëindigen binnen de contractueel voorziene tijdstippen. Van der Valk is gerechtigd om supplementaire uren of andere kosten die voortvloeien uit het niet respecteren van dit tijdschema aan te rekenen aan de klant.

5.8 Keuze van menu en programma
  • De definitieve keuze van het menu en programma dient uiterlijk 10 dagen vóór het evenement aan Van der Valk te worden bezorgd.
  • Indien de klant de menukeuze niet tijdig bevestigt, is Van der Valk gerechtigd zelf een menukeuze te maken om een optimale voorbereiding van het evenement te garanderen.
  • Indien de klant minder dan 7 dagen vóór het evenement wijzigingen doorvoert in de menukeuze, kan Van der Valk, indien levering van het gewijzigde menu nog mogelijk is, de bijkomende kosten aan de klant aanrekenen.
5.9 Bijkomende verzoeken

Alle bijkomende verzoeken dienen vermeld te worden in het door de klant ondertekende document. Enkel verzoeken waaraan Van der Valk schriftelijk en uitdrukkelijk akkoord geeft, maken deel uit van de overeenkomst en de verplichtingen van Van der Valk.

6. Aansprakelijkheid, veiligheid en huisregels

6.1 Rookverbod en antidrugsbeleid

Van der Valk Hotel Gent hanteert een strikt antidrugsbeleid. Op het terrein en in de gebouwen is het verkopen, bezitten en gebruiken van drugs streng verboden. Ook het oneigenlijk verkopen, gebruiken of bezitten van lachgas valt hieronder. Roken is niet toegestaan in de gebouwen en dus ook niet op de hotelkamers. Bij overtreding van één van bovenstaande bepalingen wordt een boete van €250 aangerekend en kan de betrokken persoon of kunnen de betrokken personen onmiddellijk gevraagd worden het hotel te verlaten.

6.2 Aansprakelijkheid en verzekering
  • De klant verbindt zich ertoe bij een erkende Belgische verzekeringsonderneming een verzekering af te sluiten ter dekking van zijn aansprakelijkheid als organisator gedurende de voorziene periode.
  • De klant dient ervoor te zorgen dat deelnemers zich correct gedragen en de huisregels van het hotel naleven.
  • Het is de klant en diens deelnemers verboden de ter beschikking gestelde ruimtes te gebruiken voor bijeenkomsten rond extreme ideologieën of strekkingen, of voor activiteiten die rechtstreeks of onrechtstreeks een negatieve impact kunnen hebben op het normale hotelgebeuren of de rust van andere hotelgasten kunnen verstoren.
  • De klant is samen met zijn deelnemers hoofdelijk en ondeelbaar gehouden om iedere schade of hinder veroorzaakt door de deelnemers aan Van der Valk te vergoeden.
  • De klant vrijwaart Van der Valk voor iedere aanspraak, inclusief hoofdsom, intresten en kosten, die door andere gasten of cliënten tegen Van der Valk zou worden geformuleerd als gevolg van schade of hinder veroorzaakt door het evenement of door gedragingen of nalatigheden van de klant of diens deelnemers.
  • Het hotel is niet aansprakelijk voor diefstal van of schade aan goederen, objecten of materialen die door de klant of diens deelnemers in het hotel worden achtergelaten.
6.3 Ontbinding en schadevergoeding
  • Van der Valk heeft het recht de overeenkomst te ontbinden via eenvoudige schriftelijke kennisgeving indien de voorwaarden niet worden gerespecteerd door de klant.
  • In dat geval is de klant aan Van der Valk een schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 50% van de bedragen die verschuldigd zouden zijn geweest indien de overeenkomst niet werd ontbonden.
  • Indien Van der Valk vaststelt dat zij de gereserveerde kamers, vergaderzalen of faciliteiten niet kan leveren op het voorziene tijdstip, zal Van der Valk dit zo snel mogelijk aan de klant melden.
  • Van der Valk zal in dat geval enkel gehouden zijn om gelijkwaardige kamers of faciliteiten te voorzien in het dichtstbijzijnde gelijkwaardige hotel en, indien van toepassing, het prijsverschil te vergoeden.
  • Iedere andere schadevergoeding of kost is uitdrukkelijk uitgesloten.
  • Indien Van der Valk aan bovenstaande tegemoetkomt, vrijwaart de klant Van der Valk voor iedere aanspraak die deelnemers zouden formuleren wegens het niet ter beschikking stellen van de oorspronkelijke kamers of vergaderzalen.
6.4 Brandpreventie en veiligheidsprocedures
  • Nooduitgangen moeten steeds vrij blijven van obstructies en aanduidingen van hun locatie moeten zichtbaar blijven.
  • Brand- en nooddeuren moeten, waar expliciet vermeld, steeds gesloten blijven.
  • Er mag niets bevestigd worden aan panieksluitingen en er mogen geen materialen achter deuren geplaatst worden.
  • Traphallen die dienstdoen als vluchtroute moeten vrij blijven van obstructies.
  • Het is verboden ontvlambare, explosieve of gevaarlijke vloeistoffen of producten binnen te brengen in het hotel.
  • Aanpassingen aan bestaande installaties, materialen, meubels of uitrusting zijn enkel toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de hoteldirectie.
  • Indien dergelijke aanpassingen nodig zijn, dient dit schriftelijk en uiterlijk 21 dagen vóór het evenement aangevraagd te worden bij de hoteldirectie.
  • Gordijnen, muurbekledingen en ander decoratief materiaal dat aan of tegen muren en plafonds wordt opgehangen of bevestigd, moet minstens brandvertragend of brandvrij zijn.
  • Indien decoratief materiaal wordt opgehangen in deuropeningen of gangen, moet het in het midden gescheiden zijn en zo bevestigd worden dat het gemakkelijk opzij getrokken kan worden.
  • Elektrische voorzieningen mogen niet overbelast worden.
  • Brandbestrijdingsvoorzieningen mogen niet misbruikt worden.
  • Het rookverbod dient steeds gerespecteerd te worden.
  • Indien de organisator extern bewakingspersoneel inhuurt, dient de bewakingsonderneming vergund te zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en dient het personeel te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake bewakingsondernemingen, beveiligingsondernemingen en interne bewakingsdiensten.
  • Het aantal bewakingsmedewerkers, hun namen en of zij al dan niet bewapend zijn, dient vooraf schriftelijk aan de hoteldirectie te worden meegedeeld.
  • Het maximum toegestane aantal personen per zaal mag niet worden overschreden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
7. Bevoegdheid en toepasselijk recht

Deze overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht. Ieder geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie, uitvoering van de overeenkomst of facturatie behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Gent.

8. Website, privacy en cookies

Advies: deze onderdelen horen inhoudelijk niet thuis in de algemene voorwaarden voor reservaties of M&E-contracten. Plaats ze idealiter als aparte webpagina’s of bijlagen:

  • Websitevoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Cookieverklaring
8.1 Websitevoorwaarden
Aansprakelijkheid website

Van der Valk Hotels & Restaurants stelt het op prijs dat u geïnteresseerd bent in onze hotels en onze website bezoekt. Hoewel de informatie op deze website zo accuraat en actueel mogelijk wordt weergegeven, zijn wijzigingen van prijzen, aanbiedingen, faciliteiten, afbeeldingen of andere informatie steeds voorbehouden. Aan de inhoud van de Van der Valk-website kunnen geen rechten worden ontleend.

Copyright

Alle auteursrechten en andere rechten op de inhoud van deze website, waaronder teksten, afbeeldingen, software en overige informatie, behoren toe aan Van der Valk en/of haar aangesloten hotelbedrijven. Informatie op deze website mag niet worden gewijzigd, gereproduceerd, getransporteerd of gedistribueerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van der Valk.

Virussen, veiligheid en links naar derden

De Van der Valk-website wordt regelmatig gecontroleerd op computervirussen, maar de afwezigheid van virussen kan niet worden gegarandeerd. De website kan links bevatten naar websites van derden. Van der Valk is niet verantwoordelijk voor de inhoud, het gebruik of de gevolgen van een bezoek aan websites van derden.

Door Van der Valk verzonden e-mail

Door Van der Valk verzonden informatie per e-mail is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Gebruik door anderen dan de geadresseerde is niet toegestaan. Vermenigvuldiging, openbaarmaking, verspreiding of verstrekking aan derden is niet toegestaan. Van der Valk staat niet in voor juiste en volledige overbrenging of tijdige ontvangst van e-mailberichten. Aan verzonden informatie kunnen geen rechten worden ontleend.

8.2 Privacybeleid

Van der Valk Hotel Gent verwerkt persoonsgegevens conform de geldende wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Van der Valk respecteert de privacy van personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt deze informatie vertrouwelijk.

Verwerkingsverantwoordelijke: Van der Valk Hotel Gent Akkerhage 10, 9000 Gent BTW/KvK-nummer: BE 0699.986.048 E-mailadres: info@gent.valk.com Voor privacyvragen: help@valksupport.com

Toepasselijkheid

De privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Van der Valk Hotel Gent en, waar van toepassing, gelieerde Van der Valk-entiteiten. De verklaring is niet van toepassing op verwerkingen door derden zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers, sociale mediaplatformen of andere externe partijen.

Verwerkingsdoeleinden

Van der Valk kan persoonsgegevens verwerken in het kader van onder meer:

  • kamer- en zaalboekingen;
  • restaurantreserveringen;
  • Van der Valk-accounts;
  • beveiliging en cameratoezicht;
  • kentekenregistratie voor parkeerfaciliteiten;
  • nieuwsbrieven en mailings;
  • contactformulieren;
  • prijsvragen en acties;
  • direct marketing;
  • centrale klantendatabase;
  • sociale media;
  • zwarte lijst en contantenlijst;
  • sollicitatieprocedures;
  • werknemersadministratie;
  • gegevens van minderjarigen indien noodzakelijk voor verblijf of dienstverlening.
Delen van gegevens met derden

Persoonsgegevens worden in beginsel niet gedeeld buiten de eigen organisatie, tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, voor uitvoering van een overeenkomst, op basis van toestemming, om juridische redenen of op basis van een wettelijke verplichting. Gegevens kunnen worden gedeeld met onder meer:

  • Van der Valk-entiteiten;
  • evenementenorganisaties of opdrachtgevers bij groeps- of eventreserveringen;
  • dienstverleners, waaronder IT-, software-, marketing- en communicatiedienstverleners.
Doorgifte buiten de EU/EER

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven binnen de Europese Economische Ruimte. Doorgifte buiten de EER gebeurt enkel indien een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd, bijvoorbeeld via door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten. Bewaartermijnen Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Inactieve Van der Valk-accounts kunnen na een periode van 2 jaar worden verwijderd.

Beveiliging

Van der Valk hanteert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder versleutelde opslag en toegang op basis van het need-to-know-principe.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, onder de toepasselijke voorwaarden, recht op:

  • inzage;
  • rectificatie;
  • verwijdering;
  • beperking van verwerking;
  • overdraagbaarheid van gegevens;
  • bezwaar tegen verwerking;
  • intrekking van toestemming. Verzoeken kunnen gericht worden aan help@valksupport.com. Van der Valk beslist binnen 4 weken over het verzoek, tenzij binnen die termijn wordt gemeld dat meer tijd nodig is.
Klachten

Bij klachten over het gebruik van persoonsgegevens kan een klacht worden ingediend bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Versie

Versie oktober 2024.

8.3 Cookieverklaring

Van der Valk maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website automatisch wordt opgeslagen op of uitgelezen van het device van de bezoeker. Cookies worden gebruikt om de werking van de website mogelijk te maken, voorkeuren te onthouden, statistieken te verzamelen en, indien toestemming werd gegeven, marketingdoeleinden te ondersteunen.

Soorten cookies

Van der Valk maakt onderscheid tussen:

  • functionele cookies;
  • analytische cookies;
  • marketingcookies. Functionele en analytische cookies worden geplaatst voor de goede werking en verbetering van de website. Marketingcookies worden enkel geplaatst na toestemming.
Marketingcookies

Marketingcookies kunnen worden gebruikt voor onder meer:

  • advertenties en gepersonaliseerde inhoud;
  • social media-functionaliteiten;
  • voorkeuren en gebruiksgemak, zoals taal-, valuta-, hotel- en betaalvoorkeuren.