Algemene voorwaarden – Van der Valk Hotel Gent

Van der Valk Hotel Gent
Akkerhage 10, 9000 Gent

Alle tarieven zijn onderworpen aan de toepasselijke btw-regelgeving.

Inhoudsopgave

1. Algemene voorwaarden – individuele reserveringen
2. Parkeerbeleid
3. Algemene voorwaarden – groepsreserveringen, Meetings & Events
4. Voorschotten, betalingen en facturatie
5. Operationele bepalingen voor groepen en evenementen
6. Aansprakelijkheid, veiligheid en huisregels
7. Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
8. Website, privacy en cookies

1. Algemene voorwaarden – individuele reserveringen

1.1 Annulering van individuele hotelkamers

• Reserveringen kunnen kosteloos worden geannuleerd tot 24 uur vóór de geplande aankomstdatum, uiterlijk om 15.00 uur lokale tijd.
• Bij annulering minder dan 24 uur vóór aankomst of bij niet-opdagen (no-show) wordt 100% van de eerste overnachting in rekening gebracht.
• Voor niet-restitueerbare tarieven (Non-Refundable) zijn annuleringen of wijzigingen niet toegestaan. Het volledige bedrag wordt steeds aangerekend.
• Voor zakelijke reserveringen die onder een raamovereenkomst vallen, kunnen aanvullende of afwijkende voorwaarden gelden zoals vastgelegd in de betreffende overeenkomst.

1.2 Individuele reserveringen voor arrangementen of diensten

• Reserveringen kunnen kosteloos worden geannuleerd tot 24 uur vóór de aankomstdatum.
• Bij annulering minder dan 24 uur vóór aankomst of bij niet-opdagen wordt 100% van het totale bedrag in rekening gebracht.
• Tijdens feestdagen of bijzondere evenementen kunnen afwijkende annuleringsvoorwaarden van toepassing zijn.

1.3 Verblijfstarieven

• Onze tarieven zijn gebaseerd op vraag en beschikbaarheid en kunnen dagelijks variëren.
• Bij restitueerbare tarieven blijft de kamer op de dag van aankomst tot 18.00 uur gereserveerd indien geen vooruitbetaling heeft plaatsgevonden.
• Bij een late aankomst dient de kamerreservering vooraf betaald of met een kredietkaart gegarandeerd te worden.
• Zonder betalingsbevestiging of kredietkaartgarantie kan het hotel de kamerreservering na 18.00 uur annuleren.
• Voor niet-restitueerbare tarieven (Non-Refundable) zijn annuleringen of wijzigingen niet toegestaan. Het volledige bedrag wordt steeds aangerekend.

1.4 Betaling en facturatie bij individuele reserveringen

• Bij online reserveringen kan volledige vooruitbetaling vereist zijn.
• Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum betaald te worden.
• Bij laattijdige betaling wordt een nalatigheidsinterest van 2% per maand aangerekend, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 50.
• Facturatie is uitsluitend mogelijk wanneer:
  • er een lokale overeenkomst bestaat tussen de klant en Van der Valk Hotel Gent; of
  • er een zakelijke overeenkomst via Valk Business bestaat waarin facturatie als betaalmethode is opgenomen.

1.5 Inchecken, uitchecken en verblijf

• Inchecken is mogelijk vanaf 15.00 uur.
• Uitchecken dient vóór 11.00 uur te gebeuren.
• Vroeg inchecken of laat uitchecken is uitsluitend mogelijk op aanvraag en afhankelijk van de beschikbaarheid. Hiervoor kan een toeslag gelden.
• Roken is verboden in alle kamers. Bij overtreding wordt een boete van € 250 aangerekend.
• Het hotel is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen.

2. Parkeerbeleid

2.1 Algemene bezoekers

• De eerste 30 minuten zijn gratis. Validatie is niet vereist.
• Daarna geldt een tarief van € 2,50 per uur.
• Het maximale tarief bedraagt € 20 per dag.

2.2 Hotelgasten met overnachting

• Hotelgasten betalen € 10 per 24 uur.
• De betaling gebeurt via de receptie.
• Het parkeerticket wordt aan de receptie gevalideerd.

2.3 Restaurantgasten

• De eerste 3 uur parkeren zijn gratis via een QR-code op het restaurantkassaticket.
• Na 3 uur geldt een tarief van € 2,50 per uur.
• Bij vertrek scant de gast eerst de QR-kortingscode en betaalt vervolgens, indien van toepassing, het resterende bedrag aan de betaalautomaat.

2.4 Gasten van Weleda City Spa

• De eerste 3 uur parkeren zijn gratis via een QR-code die verkrijgbaar is aan de receptie van Weleda City Spa.
• Na 3 uur geldt een tarief van € 2,50 per uur.
• Bij vertrek scant de gast eerst de QR-kortingscode en betaalt vervolgens, indien van toepassing, het resterende bedrag aan de betaalautomaat.

2.5 Gasten van Meetings & Events

Voor Meetings & Events wordt prioritair parkeergelegenheid voorzien op H1, H2 en H3. Parking B, gelegen ondergronds onder de Blue Towers, wordt gebruikt tijdens piekmomenten of wanneer H1, H2 en H3 volledig bezet zijn.

H1, H2 en H3

• Het standaardtarief bedraagt € 2,50 per uur, met een maximum van € 20 per dag.
• Gasten van Meetings & Events kunnen via een QR-code 3 uur gratis parkeren.
• Na toepassing van de QR-code bedraagt het maximale parkeertarief € 12,50 per dag.

Procedure bij vertrek

Parking ten laste van de gast: De gast betaalt rechtstreeks aan de betaalautomaat en scant eerst de QR-kortingscode. Het maximale tarief bedraagt € 12,50 per dag.

Parking ten laste van het bedrijf of de organisatie: Het parkeerticket wordt aan de receptie gevalideerd. Het maximale tarief bedraagt € 12,50 per ticket of per dag, afhankelijk van de gemaakte afspraken.

3. Algemene voorwaarden – groepsreserveringen, Meetings & Events

3.1 Annulering en vermindering van het aantal deelnemers bij evenementen en diensten

Dossiers tot en met 50 personen

• Tot en met 45 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan de volledige reservering of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
• Tussen 44 en 30 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 40% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 29 en 15 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 20% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 14 en 7 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 10% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Minder dan 7 dagen vóór de geplande aankomstdatum is een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% van de prijs van het geannuleerde aantal deelnemers of de geannuleerde diensten.

Dossiers vanaf 51 personen

• Tot en met 60 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan de volledige reservering of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
• Tussen 59 en 45 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 60% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 44 en 30 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 40% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 29 en 15 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 20% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 14 en 7 dagen vóór de geplande aankomstdatum kan 10% van het aantal deelnemers en de bijbehorende gereserveerde diensten kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Minder dan 7 dagen vóór de geplande aankomstdatum is een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% van de prijs van het geannuleerde aantal deelnemers of de geannuleerde diensten.

3.2 Annulering en vermindering van kamerreserveringen

Dossiers tot en met 50 kamers

• Tot en met 45 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan de volledige reservering of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
• Tussen 44 en 30 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 50% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 29 en 15 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 25% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Minder dan 15 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum is een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% van de prijs van de geannuleerde kamerreserveringen.
• De klant dient uiterlijk 14 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum een gedetailleerde kamerlijst (roominglist) aan Van der Valk Hotel Gent te bezorgen, met per kamer:
  • de bezetting, bijvoorbeeld eenpersoons- of tweepersoonsbezetting;
  • de volledige naam van de deelnemer(s);
  • de nationaliteit.
• Bij laattijdige aanlevering van deze gegevens kunnen bijkomende kosten worden aangerekend.

Dossiers van 51 tot en met 100 kamers

• Tot en met 60 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan de volledige reservering of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
• Tussen 59 en 45 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 75% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 44 en 30 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 50% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 29 en 15 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 25% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Minder dan 15 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum is een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% van de prijs van de geannuleerde kamerreserveringen.
• De klant dient uiterlijk 14 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum een gedetailleerde kamerlijst (roominglist) aan Van der Valk Hotel Gent te bezorgen, met per kamer:
  • de bezetting, bijvoorbeeld eenpersoons- of tweepersoonsbezetting;
  • de volledige naam van de deelnemer(s);
  • de nationaliteit.
• Bij laattijdige aanlevering van deze gegevens kunnen bijkomende kosten worden aangerekend.

Dossiers van 101 tot en met 150 kamers

• Tot en met 90 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan de volledige reservering of een gedeelte ervan kosteloos worden geannuleerd.
• Tussen 89 en 60 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 65% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 59 en 45 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 45% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 44 en 30 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 25% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Tussen 29 en 15 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum kan 15% van het aantal kamers per nacht kosteloos worden geannuleerd. Bijkomende annuleringen worden aangerekend tegen het contractueel overeengekomen tarief.
• Minder dan 15 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum is een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd van 100% van de prijs van de geannuleerde kamerreserveringen.
• De klant dient uiterlijk 14 dagen vóór de eerste geplande aankomstdatum een gedetailleerde kamerlijst (roominglist) aan Van der Valk Hotel Gent te bezorgen, met per kamer:
  • de bezetting, bijvoorbeeld eenpersoons- of tweepersoonsbezetting;
  • de volledige naam van de deelnemer(s);
  • de nationaliteit.
• Bij laattijdige aanlevering van deze gegevens kunnen bijkomende kosten worden aangerekend.

Dossiers vanaf 151 kamers

- Voor dossiers van 151 kamers of meer kunnen afwijkende voorwaarden van toepassing zijn. Deze worden per dossier afzonderlijk bepaald en schriftelijk vastgelegd.

4. Voorschotten, betalingen en facturatie

4.1 Voorschot

• Het voorschot bedraagt 75% van het totale factuurbedrag, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
• Het voorschot dient uiterlijk 14 dagen vóór aanvang van het evenement betaald te zijn.
• Indien de klant de betalingsvoorwaarden met betrekking tot het voorschot of de vooruitbetaling niet naleeft, behoudt het hotel zich het recht voor de reservering te annuleren of uitsluitend diensten te leveren die overeenstemmen met het reeds betaalde bedrag.

4.2 Facturatieadres en facturatiegegevens

• Het facturatieadres dat in de overeenkomst is opgenomen, is bindend.
• Wijzigingen aan het facturatieadres kunnen uitsluitend vóór het evenement of verblijf worden doorgegeven.
• Facturen worden uitsluitend per e-mail verzonden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
• De klant dient vóór aanvang van het evenement een geldig e-mailadres voor facturatie te bezorgen.

4.3 Eindafrekening

• De eindafrekening wordt opgesteld na afloop van de activiteit.
• De klant verbindt zich ertoe het openstaande saldo bij vertrek na de activiteit te betalen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
• Betaling gebeurt contant of via Visa, Eurocard, Bancontact of Mastercard, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.4 Betalingstermijn en laattijdige betaling

• Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum betaald te worden, overeenkomstig de algemene factuurvoorwaarden, die integraal deel uitmaken van deze overeenkomst.
• Bij laattijdige betaling wordt automatisch en zonder voorafgaande ingebrekestelling een nalatigheidsinterest van 2% per maand aangerekend.
• Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 50, onverminderd eventuele gerechts- en uitvoeringskosten.
• Klachten met betrekking tot facturen dienen binnen 8 dagen na factuurdatum schriftelijk en per aangetekende brief te worden ingediend. Na deze termijn worden betwistingen niet meer aanvaard.

4.5 Individuele facturatie van deelnemers

Indien de klant een activiteit in het hotel organiseert en Van der Valk op verzoek van de klant faciliteiten, hotelkamers of aanverwante diensten afzonderlijk factureert aan één of meerdere door de klant aangeduide deelnemers, blijft de klant samen met de betrokken deelnemers hoofdelijk en ondeelbaar aansprakelijk voor de betaling van alle verschuldigde bedragen, met inbegrip van hoofdsom, interesten en kosten.

5. Operationele bepalingen voor groepen en evenementen

5.1 Totstandkoming van de overeenkomst

• De reserveringsovereenkomst komt pas tot stand na aanvaarding en ondertekening door Van der Valk.
• Zolang de overeenkomst niet door Van der Valk is aanvaard en ondertekend, is Van der Valk niet gebonden tegenover de klant of diens deelnemers.
• In dat geval behoudt Van der Valk zich het recht voor het evenement als niet-bestaand te beschouwen en de voorziene kamers, zalen of faciliteiten aan derden ter beschikking te stellen.
• Na ondertekening worden alle verplichtingen tussen de partijen uitsluitend beheerst door deze overeenkomst. Deze overeenkomst vervangt alle eerdere afspraken tussen de partijen.
• Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien zij schriftelijk worden vastgelegd en door beide partijen worden aanvaard.
• Mondelinge afspraken worden als ongeldig en niet-bestaand beschouwd.

5.2 Verhoging van het aantal deelnemers

Indien de klant minder dan 14 dagen vóór de geplande datum een verhoging van het aantal deelnemers doorgeeft, zal het hotel redelijke inspanningen leveren om de dienstverlening aan te passen aan het verhoogde aantal deelnemers.

Het hotel kan echter niet aansprakelijk worden gesteld indien dit onmogelijk blijkt of slechts gedeeltelijk mogelijk is.

Het definitieve aantal deelnemers dient uiterlijk 5 werkdagen vóór het evenement bevestigd te worden.

5.3 Audiovisuele en elektronische gegevensverwerkende apparatuur

• Indien Van der Valk audiovisuele of elektronische gegevensverwerkende apparatuur ter beschikking stelt, is de klant gedurende de volledige duur van het evenement verantwoordelijk voor deze apparatuur.
• Indien de klant onmiddellijk na de terbeschikkingstelling geen opmerkingen formuleert, wordt ervan uitgegaan dat de apparatuur in goede staat en naar behoren werkend werd ontvangen.
• Indien de klant eigen apparatuur of apparatuur van derden gebruikt, blijft de klant gedurende de volledige duur van het evenement volledig verantwoordelijk voor deze apparatuur.
• De klant dient alle nodige maatregelen te nemen om schade, diefstal of verlies te voorkomen.
• Voor het gebruik van muren, tafels of vloeren, evenals voor het aanbrengen van posters, borden, vlaggen of ander reclamemateriaal, is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist.
• Alle materialen en apparatuur van de klant dienen uiterlijk bij afloop van het evenement uit het hotel verwijderd te worden. Het hotel is niet verantwoordelijk voor materialen of apparatuur die niet tijdig worden opgehaald.

5.4 Gereserveerde vergaderzalen

De namen van de vergaderzalen die in de overeenkomst worden vermeld, zijn indicatief en niet-bindend.

Het hotel heeft het recht de namen van de vergaderzalen eenzijdig te wijzigen. Van der Valk zal de klant hiervan uiterlijk op de dag van aankomst op de hoogte brengen.

5.5 Inchecken en uitchecken van kamers bij groepsreserveringen

• Inchecken is mogelijk vanaf 15.00 uur.
• Indien de klant of deelnemer vóór 15.00 uur aankomt, zal Van der Valk zich naar best vermogen inspannen om de kamer vroeger beschikbaar te stellen, zonder daartoe verplicht te zijn.
• Indien de klant of deelnemer gegarandeerd vóór 15.00 uur toegang tot de kamer wenst, dient de voorafgaande nacht geboekt te worden tegen de geldende tarieven.
• De officiële uitchecktijd is 11.00 uur.
• Bij laat uitchecken of een verlenging tot 17.00 uur wordt een toeslag aangerekend die overeenstemt met de helft van het dagtarief van de betreffende kamer.
• Laat uitchecken is steeds afhankelijk van de beschikbaarheid en kan niet gegarandeerd worden.

5.6 Vroegtijdig vertrek

Indien de klant het evenement vroegtijdig beëindigt of indien de klant of deelnemer de vergaderzalen of het hotel vóór de geboekte vertrekdatum verlaat, heeft Van der Valk het recht de resterende geboekte dagen, overnachtingen, faciliteiten en bijbehorende diensten volledig aan te rekenen tegen de contractueel overeengekomen tarieven.

5.7 Tijdschema

De klant verbindt zich ertoe het evenement te laten beginnen en eindigen binnen de contractueel overeengekomen tijdstippen.

Van der Valk heeft het recht bijkomende uren of andere kosten die voortvloeien uit het niet naleven van dit tijdschema aan te rekenen.

5.8 Keuze van menu en programma

• De definitieve keuze van het menu en het programma dient uiterlijk 10 dagen vóór het evenement aan Van der Valk te worden meegedeeld.
• Indien de klant de menukeuze niet tijdig bevestigt, heeft Van der Valk het recht zelf een menu te kiezen om een optimale voorbereiding van het evenement te garanderen.
• Indien de klant minder dan 7 dagen vóór het evenement wijzigingen aan de menukeuze doorvoert, kan Van der Valk, voor zover de levering van het gewijzigde menu nog mogelijk is, de bijkomende kosten aan de klant aanrekenen.

5.9 Bijkomende verzoeken

Alle bijkomende verzoeken dienen vermeld te worden in het door de klant ondertekende document.

Uitsluitend verzoeken die uitdrukkelijk en schriftelijk door Van der Valk zijn goedgekeurd, maken deel uit van de overeenkomst en van de verplichtingen van Van der Valk.

6. Aansprakelijkheid, veiligheid en huisregels

6.1 Rookverbod en antid drugsbeleid

Van der Valk Hotel Gent hanteert een strikt antid drugsbeleid. De verkoop, het bezit en het gebruik van drugs zijn ten strengste verboden op het terrein en in de gebouwen van het hotel.

Dit verbod omvat eveneens de ongeoorloofde verkoop, het gebruik of het bezit van lachgas.

Roken is niet toegestaan in de gebouwen, met inbegrip van de hotelkamers.

Bij overtreding van een van bovenstaande bepalingen wordt een boete van € 250 aangerekend en kunnen de betrokken personen verzocht worden het hotel onmiddellijk te verlaten.

6.2 Aansprakelijkheid en verzekering

• De klant verbindt zich ertoe bij een erkende Belgische verzekeringsmaatschappij een verzekering af te sluiten die zijn aansprakelijkheid als organisator gedurende de geplande periode dekt.
• De klant dient erop toe te zien dat de deelnemers zich gepast gedragen en de huisregels van het hotel naleven.
• Het is de klant en de deelnemers verboden de ter beschikking gestelde faciliteiten te gebruiken voor bijeenkomsten die verband houden met extreme ideologieën of bewegingen, of voor activiteiten die rechtstreeks of onrechtstreeks een negatieve invloed kunnen hebben op de normale werking van het hotel of andere hotelgasten kunnen storen.
• De klant is samen met de deelnemers hoofdelijk en ondeelbaar aansprakelijk voor alle schade of overlast die door de deelnemers aan Van der Valk wordt veroorzaakt.
• De klant vrijwaart Van der Valk tegen elke vordering, met inbegrip van hoofdsom, interesten en kosten, die door andere gasten of klanten tegen Van der Valk wordt ingesteld als gevolg van schade of overlast veroorzaakt door het evenement of door handelingen of nalatigheden van de klant of diens deelnemers.
• Het hotel is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van goederen, voorwerpen of materialen die door de klant of diens deelnemers in het hotel worden achtergelaten.

6.3 Beëindiging en schadevergoeding

• Van der Valk heeft het recht de overeenkomst door middel van een eenvoudige schriftelijke kennisgeving te beëindigen indien de klant de voorwaarden niet naleeft.
• In dat geval is de klant aan Van der Valk een schadevergoeding verschuldigd van 50% van de bedragen die verschuldigd zouden zijn geweest indien de overeenkomst niet was beëindigd.
• Indien Van der Valk vaststelt dat het de gereserveerde kamers, vergaderzalen of faciliteiten niet op het geplande tijdstip ter beschikking kan stellen, zal het de klant hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen.
• In dat geval is Van der Valk uitsluitend verplicht gelijkwaardige kamers of faciliteiten aan te bieden in het dichtstbijzijnde vergelijkbare hotel en, indien van toepassing, het prijsverschil te vergoeden.
• Elke andere schadevergoeding of bijkomende kost wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
• Indien Van der Valk aan bovenstaande verplichtingen voldoet, vrijwaart de klant Van der Valk tegen alle vorderingen van deelnemers met betrekking tot de onbeschikbaarheid van de oorspronkelijk gereserveerde kamers of vergaderzalen.

6.4 Brandpreventie en veiligheidsvoorschriften

• Nooduitgangen dienen te allen tijde vrij te blijven van obstakels en de aanduidingen van hun locatie moeten steeds zichtbaar zijn.
• Branddeuren en nooddeuren moeten gesloten blijven wanneer dit uitdrukkelijk wordt aangegeven.
• Er mogen geen voorwerpen worden bevestigd aan panieksluitingen en er mogen geen materialen achter deuren worden geplaatst.
• Trappenhuizen die als evacuatieroute dienen, moeten vrij blijven van obstakels.
• Het is verboden ontvlambare, explosieve of gevaarlijke vloeistoffen of producten het hotel binnen te brengen.
• Wijzigingen aan bestaande installaties, materialen, meubilair of apparatuur zijn uitsluitend toegestaan na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de hoteldirectie.
• Indien dergelijke wijzigingen noodzakelijk zijn, dienen zij uiterlijk 21 dagen vóór het evenement schriftelijk bij de hoteldirectie te worden aangevraagd.
• Gordijnen, wandbekleding en andere decoratiematerialen die aan muren of plafonds worden opgehangen of bevestigd, dienen minstens brandvertragend of brandwerend te zijn.
• Decoratiematerialen die in deuropeningen of gangen worden opgehangen, moeten in het midden gesplitst zijn zodat ze eenvoudig opzijgeschoven kunnen worden.
• Elektrische installaties mogen niet worden overbelast.
• Brandbestrijdingsmiddelen mogen niet oneigenlijk worden gebruikt.
• Het rookverbod dient steeds gerespecteerd te worden.
• Indien de organisator externe beveiligingsmedewerkers inschakelt, dient de beveiligingsonderneming erkend te zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en dient het personeel de toepasselijke wetgeving inzake bewakingsondernemingen, beveiligingsondernemingen en interne bewakingsdiensten na te leven.
• Het aantal beveiligingsmedewerkers, hun namen en het feit of zij al dan niet bewapend zijn, dienen vooraf schriftelijk aan de hoteldirectie te worden meegedeeld.
• Het maximaal toegestane aantal personen per zaal mag niet worden overschreden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

7. Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.

Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van de overeenkomst, evenals geschillen inzake facturatie, behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent.

8. Website, privacy en cookies

Aanbeveling uit het oorspronkelijke document: onderstaande onderdelen horen inhoudelijk niet rechtstreeks thuis in de algemene reserveringsvoorwaarden of de voorwaarden voor Meetings & Events. Idealiter worden deze afzonderlijk gepubliceerd als webpagina's of bijlagen:

• Gebruiksvoorwaarden van de website
• Privacybeleid
• Cookiebeleid

8.1 Gebruiksvoorwaarden van de website

Aansprakelijkheid met betrekking tot de website

Van der Valk Hotels & Restaurants waardeert uw interesse in onze hotels en uw bezoek aan onze website.

Hoewel de informatie op deze website zo nauwkeurig en actueel mogelijk wordt weergegeven, zijn wijzigingen in prijzen, aanbiedingen, faciliteiten, afbeeldingen of andere informatie steeds voorbehouden.

Aan de inhoud van de website van Van der Valk kunnen geen rechten worden ontleend.

Auteursrechten

Alle auteursrechten en andere rechten met betrekking tot de inhoud van deze website, waaronder teksten, afbeeldingen, software en overige informatie, behoren toe aan Van der Valk en/of de bij Van der Valk aangesloten hotelondernemingen.

Informatie op deze website mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van der Valk worden gewijzigd, gereproduceerd, doorgestuurd of verspreid.

Virussen, beveiliging en links naar derden

De website van Van der Valk wordt regelmatig gecontroleerd op computervirussen. De afwezigheid van virussen kan echter niet worden gegarandeerd.

De website kan links bevatten naar websites van derden. Van der Valk is niet verantwoordelijk voor de inhoud, het gebruik of de gevolgen van het bezoeken van deze externe websites.

E-mails verzonden door Van der Valk

Informatie die door Van der Valk per e-mail wordt verzonden, is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde.

Gebruik door anderen dan de geadresseerde is verboden. Reproductie, openbaarmaking, verspreiding of verstrekking aan derden is niet toegestaan.

Van der Valk garandeert geen correcte en volledige verzending of tijdige ontvangst van e-mailberichten. Aan verzonden informatie kunnen geen rechten worden ontleend.

8.2 Privacybeleid

Van der Valk Hotel Gent verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Van der Valk respecteert de privacy van personen van wie het informatie ontvangt en behandelt deze informatie vertrouwelijk.

Verwerkingsverantwoordelijke

Van der Valk Hotel Gent
Akkerhage 10, 9000 Gent
Btw-/ondernemingsnummer: BE 0699.986.048
E-mailadres: info@gent.valk.com
Voor privacygerelateerde vragen: help@valksupport.com

Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Van der Valk Hotel Gent en, waar van toepassing, door aangesloten Van der Valk-entiteiten.

Dit beleid is niet van toepassing op verwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd door derden, zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers, socialemediaplatformen of andere externe partijen.

Doeleinden van de verwerking

Van der Valk kan persoonsgegevens verwerken in het kader van onder meer:

• reserveringen van hotelkamers en vergaderzalen;
• restaurantreserveringen;
• Van der Valk-accounts;
• beveiliging en camerabewaking;
• nummerplaatregistratie voor parkeervoorzieningen;
• nieuwsbrieven en mailings;
• contactformulieren;
• wedstrijden en promotionele acties;
• direct marketing;
• een centrale klantendatabase;
• sociale media;
• beheer van zwarte lijsten en cashlijsten;
• sollicitatieprocedures;
• personeelsadministratie;
• gegevens van minderjarigen wanneer dit noodzakelijk is voor het verblijf of de dienstverlening.

Delen van gegevens met derden

Persoonsgegevens worden in principe niet buiten de organisatie gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, de uitvoering van een overeenkomst, op basis van toestemming, om juridische redenen of op grond van een wettelijke verplichting.

Gegevens kunnen onder meer gedeeld worden met:

• Van der Valk-entiteiten;
• organisatoren van evenementen of contractspartijen in het kader van groeps- of evenementreserveringen;
• dienstverleners, waaronder IT-, software-, marketing- en communicatiedienstverleners.

Doorgifte buiten de EU/EER

Persoonsgegevens kunnen binnen de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven.

Doorgifte buiten de EER vindt uitsluitend plaats wanneer een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd, bijvoorbeeld door middel van standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Inactieve Van der Valk-accounts kunnen na een periode van 2 jaar worden verwijderd.

Beveiliging

Van der Valk past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe, waaronder versleutelde opslag en toegangsbeheer volgens het need-to-knowprincipe.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, onder de toepasselijke voorwaarden, het recht op:

• inzage;
• rectificatie;
• gegevenswissing;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen de verwerking;
• intrekking van toestemming.

Verzoeken kunnen worden ingediend via help@valksupport.com.

Van der Valk neemt binnen 4 weken een beslissing over het verzoek, tenzij de aanvrager binnen die termijn wordt meegedeeld dat bijkomende tijd noodzakelijk is.

Klachten

Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u deze indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Versie

Versie oktober 2024.

8.3 Cookiebeleid

Van der Valk maakt gebruik van cookies.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website automatisch op het apparaat van de bezoeker wordt opgeslagen of uitgelezen.

Cookies worden gebruikt om de werking van de website mogelijk te maken, voorkeuren te onthouden, statistieken te verzamelen en, wanneer hiervoor toestemming is gegeven, marketingdoeleinden te ondersteunen.

Soorten cookies

Van der Valk maakt onderscheid tussen:

• functionele cookies;
• analytische cookies;
• marketingcookies.

Functionele en analytische cookies worden geplaatst om de goede werking en verbetering van de website te waarborgen.

Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat hiervoor toestemming is verkregen.

Marketingcookies

Marketingcookies kunnen onder meer worden gebruikt voor:

• advertenties en gepersonaliseerde inhoud;
• functionaliteiten van sociale media;
• voorkeuren en gebruiksgemak, zoals taal-, valuta-, hotel- en betalingsvoorkeuren.