Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen Van der Valk Hotel Ghent, Akkerhage 10, 9000 Gent

1. Stornierungen und Reduzierung von Teilnehmern für Veranstaltungen und Dienste

Bis zu 45 Tage vor dem ersten voraussichtlichen Anreisetermin kann die Reservierung ganz oder teilweise storniert werden, ohne dass Stornierungskosten anfallen.
   Zwischen 45 und 30 Tagen vor dem ersten voraussichtlichen Anreisetermin können 60% der
Teilnehmerzahl und die damit verbundenen reservierten Leistungen storniert werden, ohne dass Stornogebühren anfallen. Jede weitere Stornierung wird mit dem vertraglichen Preis verrechnet. Diese Stornierungsbefreiung/Rabattierung kann nicht mit einer der oben oder unten genannten Stornierungsbefreiungen/Rabattierungen kombiniert werden.
   Zwischen 30 und 15 Tagen vor dem ersten voraussichtlichen Anreisetermin können 40 % der Teilnehmerzahl und die entsprechend gebuchten Leistungen storniert werden, ohne dass Stornogebühren anfallen. Jede weitere Stornierung wird mit dem vertraglichen Preis verrechnet. Diese Stornierungsbefreiung/Rabattierung kann nicht mit einer der oben oder unten genannten Stornierungsbefreiungen/Rabattierungen kombiniert werden.
    Zwischen 15 und 7 Tagen vor dem ersten voraussichtlichen Anreisetermin können 20 % der Teilnehmerzahl und die entsprechend gebuchten Leistungen storniert werden, ohne dass Stornogebühren anfallen. Jede weitere Stornierung wird mit dem vertraglichen Preis verrechnet. Diese Stornierungsbefreiung/Rabattierung kann nicht mit einer der oben oder unten aufgeführten Stornierungsbefreiungen/Rabattierungen kombiniert werden
    Weniger als 7 Tage vor dem ersten voraussichtlichen Anreisetermin wird eine pauschale Stornogebühr in Höhe von 100% des Preises der stornierten Teilnehmerzahl bzw. Leistung fällig.

 

2. Zimmer - Stornierungen und Reduzierung der Anzahl von Zimmerbuchungen

    Bis zu 30 Tage vor dem ersten voraussichtlichen Anreisetermin kann eine Reservierung ganz oder teilweise storniert werden, ohne dass Stornierungsgebühren anfallen.
    Zwischen 30 und 15 Tagen vor dem voraussichtlichen Anreisedatum können 50% der Zimmeranzahl pro Nacht storniert werden, ohne dass Stornogebühren anfallen. Jede weitere Stornierung wird mit dem vertraglichen Preis berechnet. Diese Stornierungsbefreiung/Rabattierung kann nicht mit einer der oben oder unten aufgeführten Stornierungsbefreiungen/Rabattierungen kombiniert werden.
    Weniger als 15 Tage vor dem ersten erwarteten Anreisedatum wird eine feste Stornogebühr in Höhe von 100 % des Preises der stornierten Reservierung(en) fällig.
    Der Kunde sendet Van der Valk spätestens 14 Tage vor dem geplanten Anreisedatum eine detaillierte Liste zu, in der für jedes Zimmer folgende Daten angegeben sind: die Belegung (Einzelzimmer, Doppelzimmer etc.), die Koordinaten des/der betreffenden Teilnehmer(s) (d.h. Name, Vorname, Geschlecht, Adresse, Nationalität) sowie (bei Einzelzahlung) eine gültige Kreditkartennummer.
    Werden die Zimmer über ein individuelles Call-In-Formular gebucht, garantiert der Teilnehmer persönlich seine Zimmerreservierung und Bezahlung. Storniert der Kunde die gesamte Veranstaltung, so übernimmt er die Garantie für die optional reservierten Zimmer. In diesem Fall gelten die oben genannten Stornierungsbedingungen.

 

3. Kaution und Rechnung

    Die Anzahlung basiert auf 50% der Gesamtrechnung und ist spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn zu leisten.
    Sollte der Gast die Bedingungen bezüglich der Zahlung der Anzahlung oder des gesamten im Voraus bezahlten Betrages nicht einhalten, behält sich das Hotel das Recht vor, die Reservierung zu stornieren oder nur die Leistungen anzubieten, die dem Betrag der bereits geleisteten Anzahlung entsprechen.
    Die im Vertrag angegebene Rechnungsadresse ist verbindlich. Änderungen an dieser Adresse können nur vor den Veranstaltungen und/oder Übernachtungen vorgenommen werden. Rechnungen werden nur per E-Mail verschickt. Der Kunde stimmt dem durch Akzeptieren der Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu. Eine Rechnungs-E-Mail-Adresse muss vom Kunden spätestens vor Beginn der Veranstaltung angegeben werden. Ausnahmen hiervon sind nur möglich, wenn dies vereinbart wurde.
    Nach der Aktivität wird die Endabrechnung erstellt und der Teilnehmer verpflichtet sich, den Restbetrag bei Verlassen der Aktivität zu begleichen, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde. Die Bezahlung erfolgt in bar oder mit Visa, Eurocard, Bankcontact oder Mastercard. Wenn nicht anders vereinbart.
    Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum gemäß den allgemeinen Rechnungsbedingungen, die Bestandteil dieses Vertrages sind, zu bezahlen.
    Für Rechnungen, die nicht innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum bezahlt werden, werden ohne vorherige Ankündigung Zinsen in Höhe von 2 % pro Monat berechnet. Darüber hinaus wird eine pauschale Entschädigung in Höhe von 15 % des ausstehenden Rechnungsbetrages fällig, mindestens jedoch € 50,00, unbeschadet der Gerichts- und Vollstreckungskosten. Alle Reklamationen, gleich welcher Art, müssen uns innerhalb von acht Tagen nach Rechnungsdatum schriftlich und per Einschreiben mitgeteilt werden. Nach Ablauf dieser Frist sind Proteste nicht mehr zulässig und gelten als nicht existent.
    Wenn der Kunde eine Aktivität im Hotel von Van der Valk organisiert hat und zu diesem Zweck die Einrichtungen von Van der Valk in Anspruch genommen hat (darunter zum Beispiel Wenn der Kunde eine Aktivität im Hotel von Van der Valk organisiert hat und zu diesem Zweck die Einrichtungen von Van der Valk genutzt hat (einschließlich z.B. der Bereitstellung von Hotelzimmern) und Van der Valk auf Wunsch des Kunden diese Einrichtungen/Hotelzimmer und Zubehör einem oder mehreren (vom Kunden benannten) Teilnehmern einzeln in Rechnung gestellt hat, dann ist der Kunde zusammen mit den betreffenden Teilnehmern dennoch gesamtschuldnerisch verpflichtet, Van der Valk alle von den betreffenden Teilnehmern geschuldeten Beträge als Hauptforderung, Zinsen und Kosten zu zahlen.

 

4. Vereinbarung

    Die vorliegende Reservierungsvereinbarung tritt erst in Kraft, nachdem sie von Van der Valk akzeptiert und somit unterzeichnet wurde.
    Solange dies nicht geschehen ist, ist Van der Valk in keiner Weise gegenüber dem Kunden und/oder seinen Teilnehmern verpflichtet, und Van der Valk hat daher das Recht, die Veranstaltung als nicht existent zu betrachten und alle vom Kunden vorgesehenen Räume und/oder Flächen freizugeben und/oder Dritten zur Verfügung zu stellen.
    Der Kunde hat keinen Anspruch auf Leistungen von Van der Valk, bis ein endgültiger Vertrag unterzeichnet und beiden Parteien ausgehändigt wurde. Nach Unterzeichnung und damit Annahme durch Van der Valk richten sich alle Verpflichtungen zwischen den Parteien ausschließlich nach diesem Vertrag, der alle früheren Vereinbarungen zwischen den Parteien ersetzt.
    Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen ausschließlich der Schriftform und müssen von beiden Parteien akzeptiert werden. Mündliche Vereinbarungen gelten als ungültig und nicht existent.
    Der Veranstalter hat von den vorgenannten Bedingungen, die Bestandteil des Vertrages sind, Kenntnis genommen und verpflichtet sich, diese einzuhalten.


5. Sonstiges

 5.1. Erhöhung der Teilnehmerzahl für Veranstaltungen und Dienste

Informiert der Kunde Van der Valk weniger als 14 Tage vor dem geplanten Termin über eine Erhöhung der Teilnehmerzahl, so wird das Hotel alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um seine Leistungen für die erhöhte Teilnehmerzahl zur Verfügung zu stellen, kann jedoch nicht für die Folgen haftbar gemacht werden, wenn dies nicht gelingt.

Die genaue Teilnehmerzahl muss in jedem Fall mindestens fünf Arbeitstage vor der Veranstaltung bestätigt werden.

 5.2 Audio-visuelle und EDV-Ausstattung

    Stellt Van der Valk dem Kunden audiovisuelle oder EDV-Geräte zur Verfügung, so ist der Kunde für diese Geräte für die Dauer der Veranstaltung verantwortlich. Insoweit gilt - mangels Äußerungen unmittelbar nach der Bereitstellung -, dass der Auftraggeber diese Geräte in einwandfreiem Zustand und funktionsfähig erhalten hat.
    Nutzt der Kunde eigene und/oder von Dritten gekaufte Geräte, so ist und bleibt der Kunde (mit ausdrücklichem Ausschluss von Van der Valk) für diese Geräte während der gesamten Dauer der Veranstaltung verantwortlich und hat ggf. die erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung von Schäden, Diebstahl etc. zu treffen.
    Der Kunde muss das Hotel im Voraus darüber informieren, dass er die Wände, Tische oder den Boden des von ihm reservierten Raumes nutzen möchte. Sie müssen außerdem eine vorherige schriftliche Genehmigung von Van der Valk für das Anbringen von Plakaten, Schildern, Fahnen oder sonstigem Werbematerial einholen.
    Der Kunde hat seine gesamten Materialien und Geräte bis spätestens zum Ende der Veranstaltung aus dem Hotel zu entfernen. Das Hotel kann nicht für Material/Geräte verantwortlich gemacht werden, die nicht rechtzeitig entfernt wurden.

 5.3 Reservierte Konferenzräume

Die im Vertrag genannten Bezeichnungen der Konferenzräume dienen nur der Veranschaulichung und sind in keiner Weise verbindlich. Das Hotel behält sich das Recht vor, die Bezeichnung der Tagungsräume jederzeit einseitig zu ändern. Van der Valk ist lediglich verpflichtet, den Kunden über solche Änderungen zu informieren, und zwar spätestens am Tag der Anreise.

 5.4 Check-in/ Check-out Räume

Der Check-in ist ab 15:00 Uhr am Anreisetag möglich. Wenn der Kunde/Teilnehmer vor dieser Zeit eintrifft, wird Van der Valk versuchen, das Zimmer nach bestem Wissen und Gewissen früher zur Verfügung zu stellen, ohne dazu verpflichtet zu sein.
Wenn der Kunde/Teilnehmer die Gewissheit haben möchte, sein Zimmer vor 15:00 Uhr zu bekommen, ist dies nur möglich, wenn der Kunde/Teilnehmer eine Vorregistrierung vornimmt: das bedeutet, dass die vorherige Nacht zu den normalen geltenden Tarifen gebucht werden muss.
Die offizielle Check-out-Zeit ist 12:00 Uhr. Bei spätem Check-out und/oder Verlängerung bis 18:00 Uhr wird ein Aufpreis in Höhe des Halbtagestarifs für das betreffende Zimmer berechnet. Darüber hinaus hängt die Möglichkeit der Verlängerung immer von der möglichen Verfügbarkeit des Zimmers ab und kann keinesfalls garantiert werden.

 5.5 Vorzeitige Abreise

Entscheidet sich der Kunde für eine vorzeitige Beendigung der Veranstaltung oder entscheidet sich der Kunde/Teilnehmer, die Tagungsräume und/oder das Hotel vor dem gebuchten Abreisetermin zu verlassen, ist Van der Valk berechtigt, die restlichen gebuchten Tage und/oder Nächte einschließlich der reservierten Einrichtungen/Anlagen in voller Höhe zum vertraglich vereinbarten Preis zu berechnen.

 5.6 Zeitplan

Der Auftraggeber verpflichtet sich ausdrücklich, seine Veranstaltung innerhalb der vertraglich vereinbarten Zeiten zu beginnen und zu beenden. Van der Valk ist berechtigt, alle zusätzlichen Stunden oder sonstigen Aufwendungen, die sich aus der Nichteinhaltung dieses Zeitplans ergeben, dem Auftraggeber in Rechnung zu stellen, der dies zu akzeptieren hat.

 5.7 Auswahl des Menüs

 Die endgültige Auswahl des Menüs und des Programms muss Van der Valk mindestens zehn Tage vor der Veranstaltung mitgeteilt werden. Wird die Menüwahl durch den Kunden nicht innerhalb dieser Zeit gegenüber Van der Valk bestätigt, ist Van der Valk berechtigt, eine eigene Menüwahl zu treffen, um eine optimale Vorbereitung der Veranstaltung zu gewährleisten.
 Nimmt der Kunde weniger als sieben Tage vor der Veranstaltung Änderungen an seiner Menüwahl vor, kann Van der Valk (sofern es ihr auch gelingt, das geänderte Menü zu liefern) dem Kunden die durch diese verspätete Wahl verursachten Mehrkosten in Rechnung stellen.

 5.8 Zusätzliche Anfragen

Damit Van der Valk einen maximalen Service bieten kann, müssen alle zusätzlichen Wünsche bereits auf diesem vom Kunden unterzeichneten Dokument erwähnt werden.

Nur diejenigen spezifischen Anfragen, denen Van der Valk nachträglich ausdrücklich und schriftlich zustimmt, sind Teil dieses Vertrags und der Verpflichtungen von Van der Valk.

5.9 Rauchverbot / Anti-Drogen-Politik

Das Van der Valk Hotel Gent hat eine strenge Anti-Drogen-Politik. Auf dem Gelände und in den Gebäuden ist der Verkauf, Besitz und Konsum von Drogen strengstens verboten. Auch der unzulässige Verkauf, Gebrauch oder Besitz von Lachgas ist verboten. Das Rauchen ist in den Gebäuden und somit auch in den Hotelzimmern nicht gestattet. Wenn einer der oben genannten Verstöße festgestellt wird, wird das Hotel eine Geldstrafe von 150 € erheben und die Person(en) werden aufgefordert, sofort zu gehen.

6. Haftung/Versicherung

    Der Kunde verpflichtet sich, eine Versicherung bei einer anerkannten belgischen Versicherungsgesellschaft abzuschließen, die seine Haftung als Veranstalter während des betreffenden Zeitraums abdeckt.
    Darüber hinaus ist der Kunde verpflichtet, für ein ordnungsgemäßes Verhalten seiner Teilnehmer gemäß der Hausordnung des Hotels Sorge zu tragen.
    Dem Kunden/ seinen Teilnehmern ist es hiermit untersagt, die ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten für Versammlungen zu nutzen, die sich auf extreme Ideologien und/oder Weltanschauungen beziehen oder die direkt oder indirekt den normalen Hotelbetrieb negativ beeinflussen oder die Ruhe der anderen Hotelgäste stören könnten.
    Der Kunde haftet in jedem Fall gesamtschuldnerisch mit seinen Teilnehmern, wenn nicht der eine den anderen ersetzt, für alle Schäden oder Belästigungen, die von den Teilnehmern des Kunden verursacht werden, gegenüber Van der Valk. Der Kunde ist außerdem verpflichtet, Van der Valk von allen Ansprüchen (sowohl in Bezug auf die Hauptsumme als auch auf Zinsen und Kosten) freizustellen, die von anderen Gästen/Kunden gegen Van der Valk aufgrund von Schäden/Unannehmlichkeiten geltend gemacht werden, die ihnen durch die Veranstaltung und/oder das Verhalten oder die Fahrlässigkeit des Kunden oder seiner Teilnehmer entstehen.
    In jedem Fall kann das Hotel unter keinen Umständen bei Diebstahl oder Beschädigung von Waren/Gegenständen/etc., die vom Kunden oder seinen Teilnehmern im Hotel aufbewahrt werden, haftbar gemacht werden.

7. Stornierung/ Entschädigung

    Van der Valk ist berechtigt, diesen Vertrag durch einfache schriftliche Mitteilung an den Auftraggeber, Veranstalter, zu kündigen, wenn die vorgenannten Bedingungen vom Auftraggeber nicht eingehalten werden. In diesem Fall schuldet dieser Van der Valk eine Entschädigung in Höhe von 50 % der Beträge, die der Kunde geschuldet hätte, wenn der Vertrag nicht rückgängig gemacht worden wäre.
    Stellt Van der Valk fest, dass sie die vom Kunden gebuchten und von Van der Valk akzeptierten Räume/Besprechungszimmer/Einrichtungen nicht zum vorgesehenen Zeitpunkt zur Verfügung stellen kann, so teilt Van der Valk dies dem Kunden so schnell wie möglich mit. Van der Valk ist dann nur verpflichtet, dem Kunden gleichwertige Zimmer und Einrichtungen zur Verfügung zu stellen und dies im nächstgelegenen gleichwertigen Hotel, wobei Van der Valk nur verpflichtet ist, dem Kunden die Preisdifferenz zu erstatten, unter ausdrücklichem Ausschluss sonstiger Entschädigungen oder Kosten.
    Wenn Van der Valk den vorstehenden Absatz einhält, ist der Kunde verpflichtet, Van der Valk von allen Ansprüchen freizustellen, die die Teilnehmer des Kunden gegenüber Van der Valk geltend machen könnten, weil Van der Valk die Räume/Besprechungszimmer/Einrichtungen nicht zur Verfügung gestellt hat.

8. Brandverhütung und Sicherheitsverfahren

    Die Notausgänge müssen immer frei bleiben und ihre Lage muss für alle Teilnehmer der Veranstaltung sichtbar sein. Wo ausdrücklich erwähnt, sollten Brand- und Nottüren immer geschlossen bleiben. An den Paniktüren darf nichts angebracht werden, auch dürfen keine Materialien vorab hinter die Türen gelegt werden.
    Flure, die als Rettungswege dienen, müssen frei von Hindernissen gehalten werden
    Es ist verboten, brennbare, explosive oder gefährliche Flüssigkeiten oder Produkte in das Hotel zu bringen oder ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Hotelleitung Veränderungen an bestehenden Anlagen, Materialien, Möbeln oder Geräten vorzunehmen. Sollten solche Änderungen notwendig sein, muss dies mindestens 21 Tage vor der Veranstaltung schriftlich bei der Hotelleitung beantragt werden.
    Vorhänge, Wandverkleidungen und anderes dekoratives Material, das an Wänden und Decken aufgehängt oder befestigt ist, muss mindestens aus feuerhemmendem oder feuerfestem Material bestehen. Wenn diese Materialien in Türöffnungen oder Fluren aufgehängt werden, müssen sie in der Mitte getrennt und so angebracht werden, dass sie leicht zur Seite gezogen werden können
    Die elektrischen Einrichtungen dürfen nicht überlastet werden
    Feuerlöscheinrichtungen dürfen nicht missbraucht werden
    Das Rauchverbot muss immer beachtet werden
    Wenn der Veranstalter externes privates Sicherheitspersonal anheuert, muss das beauftragte private Sicherheitsunternehmen vom Innenministerium lizenziert sein und sein Personal muss das Gesetz über private Sicherheitsunternehmen, Sicherheitsfirmen und innerbetriebliche Sicherheit vom 10. April 1999 in Bezug auf die Ausbildung erfüllen. Die Hotelleitung ist vorab schriftlich über die Anzahl, den Namen und ob das Sicherheitspersonal bewaffnet ist oder nicht, zu informieren.
    Es ist darauf zu achten, dass die maximal zulässige Personenzahl in einem Zimmer ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Hotelleitung nicht überschritten wird.

 
9. Zuständigkeit/Gesetzgebung

Auf diesen Vertrag ist ausschließlich belgisches Recht anwendbar.

Für alle Streitigkeiten in Bezug auf die Gültigkeit, die Auslegung, die Ausführung des Vertrags oder die Rechnungsstellung bei dessen Ausführung sind ausschließlich die Gerichte des Bezirks Gent zuständig.