Conditions Générales – Van der Valk Hotel Gand, Akkerhage 10, 9000 Gand

Conditions Générales – Réservations individuelles

1. Annulations de chambres individuelles

Jusqu’à 24 heures avant la date d’arrivée prévue (15h00 heure locale) :
annulation gratuite de la réservation.

Moins de 24 heures avant l’arrivée ou en cas de non-présentation (no-show) :
100 % de la première nuitée sera facturé.

Remarque : pour les tarifs non remboursables (Non-Refundable), aucune annulation ni modification n’est possible. Le montant total sera toujours facturé.

« Pour les réservations d’entreprise avec contrat-cadre, des conditions supplémentaires ou dérogatoires peuvent s’appliquer, telles que stipulées dans ce contrat. »

2. Réservations individuelles pour forfaits ou services

Pour les forfaits (par exemple incluant petit-déjeuner ou dîner) :

Jusqu’à 24 heures avant la date d’arrivée : annulation gratuite.
Moins de 24 heures avant l’arrivée ou en cas de non-présentation : 100 % du montant total sera facturé.

Pour les jours fériés ou événements spéciaux, d’autres conditions d’annulation peuvent s’appliquer.

3. Paiements et facturation

Pour les réservations en ligne, le paiement intégral peut être exigé à l’avance.
Les factures doivent être payées dans un délai de 14 jours à compter de la date de facturation.
En cas de retard de paiement, des intérêts de retard de 2 % par mois seront facturés ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 15 % (avec un minimum de 50 €).

4. Autres dispositions

Check-in à partir de 15h00 – Check-out jusqu’à 11h00.
Un enregistrement anticipé ou un départ tardif est possible uniquement sur demande et sous réserve de disponibilité ; un supplément peut être appliqué.
Il est interdit de fumer dans toutes les chambres ; en cas d’infraction, une amende de 250 € sera appliquée.
L’hôtel n’est pas responsable de la perte ou des dommages aux effets personnels.

Conditions Générales – Réservations de groupe

1. Annulations et réduction du nombre de participants aux événements et services

1.1 Fichiers jusqu'à 50 personnes

• Jusqu'à 45 jours avant la date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.

• Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée prévue, 40% du nombre de participants et les services réservés correspondants peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée prévue, 20% du nombre de participants et les services réservés associés peuvent être annulés sans pénalité. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 14 et 7 jours avant la date d'arrivée prévue, 10% du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Moins de 7 jours avant la date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix du nombre de participants ou des services annulés seront dus.

1.2 Fichiers de 51 personnes

• Jusqu'à et y compris 60 jours avant la date d'arrivée prévue, tout ou partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.

• Entre 59 et 45 jours avant la date d'arrivée prévue, 60% du nombre de participants et les services réservés correspondants peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée prévue, 40% du nombre de participants et les services réservés associés peuvent être annulés sans pénalité. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée prévue, 20% du nombre de participants et les services réservés associés peuvent être annulés sans pénalité. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 14 et 7 jours avant la date d'arrivée prévue, 10% du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Moins de 7 jours avant la date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix du nombre de participants ou des services annulés seront dus.

2. Chambre - annulations et réduction des réservations de chambres

2.1 Fichiers jusqu'à 50 chambres

• Jusqu'à 45 jours avant la première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.

• Entre 44 et 30 jours avant la première date d'arrivée prévue, 50% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée, il est possible d'annuler 25% du nombre de chambres par nuit sans encourir de frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Moins de 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.

• Le client doit fournir au Van der Valk Hotel Ghent une liste détaillée au moins 14 jours avant la première date d'arrivée prévue, en indiquant les informations suivantes par chambre : occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.

 

2.2 Fichiers de 51 chambres à 100 chambres inclus

• Jusqu'à 60 jours avant la première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.

• Entre 59 et 45 jours avant la première date d'arrivée prévue, 75% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée, 50% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée, 25% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Moins de 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.

• Le client doit fournir au Van der Valk Hotel Ghent une liste détaillée au moins 14 jours avant la première date d'arrivée prévue, en indiquant les informations suivantes par chambre : occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.

2.3 Dossiers de 101 chambres à 150 chambres inclus

• Jusqu'à 90 jours avant la première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.

• Entre 89 et 60 jours avant la première date d'arrivée prévue, 65% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 59 et 45 jours avant la date d'arrivée, 45% du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée, il est possible d'annuler 25% du nombre de chambres par nuit sans encourir de frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée, 15% du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

• Moins de 15 jours avant la date d'arrivée, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix de la réservation de la chambre annulée seront facturés.

• Le client doit fournir au Van der Valk Hotel Ghent une liste détaillée au moins 14 jours avant la première date d'arrivée prévue, en indiquant les informations suivantes par chambre : occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.

2.4 Fichiers de 151 chambres

• En fonction de la taille du fichier (> 151 pièces), différentes conditions peuvent s'appliquer qui seront déterminées par fichier.

3. Dépôt et facturation

• Acompte / Paiement anticipé

Les groupes sont tenus de verser un acompte de 50 % du montant total, au plus tard une semaine avant l’arrivée.
Van der Valk Hotel Gent se réserve le droit d’exiger un prépaiement de 100 % pour les réservations de dernière minute ou lorsque l’entreprise concernée est établie à l’étranger, étant donné que l’hôtel ne facture pas les sociétés étrangères.

• Facturation et délais de paiement

Les groupes souhaitant travailler sur facture au Van der Valk Hotel Gent acceptent un délai de paiement de 14 jours après réception de la facture, conformément aux conditions générales de facturation, qui font intégralement partie du présent contrat.
Toute dérogation à ce délai n’est possible qu’avec l’accord écrit préalable de la direction.

Si une facturation électronique via un réseau comptable externe est requise, cela doit être signalé avant l’émission de la facture. Dans ce cas, des frais administratifs de 25,00 € par facture s’appliquent.

L’adresse de facturation indiquée dans le contrat est contraignante. Toute modification doit être communiquée avant l’événement ou le séjour.
Les factures sont envoyées exclusivement par e-mail. En acceptant les conditions générales, le client marque son accord à cet égard.
Le client doit fournir une adresse e-mail de facturation correcte avant le début de l’événement. Toute exception doit être convenue par écrit.

• Solde final et mode de paiement

À la fin de l’activité, un solde final sera établi. Le client s’engage à le régler immédiatement au départ, sauf accord écrit contraire.
Le paiement peut être effectué en espèces, par Visa, Eurocard, Bancontact ou Mastercard.

• Retard de paiement et réclamations

Pour toute facture non réglée dans les 30 jours suivant la date de facturation, des intérêts de 2 % par mois seront appliqués sans mise en demeure préalable.
En outre, une indemnité forfaitaire de 15 % du montant dû (avec un minimum de 50,00 €) sera facturée, sans préjudice des frais judiciaires ou d’exécution éventuels.

Toute réclamation relative à une facture doit être introduite par écrit et par courrier recommandé dans les huit (8) jours suivant la date de facturation. Passé ce délai, aucune réclamation ne sera acceptée.

• Responsabilité solidaire en cas de facturation individuelle

Si le client organise une activité à Van der Valk Hotel Gent et que, à sa demande, des factures individuelles sont établies pour les participants, le client reste solidairement et indivisiblement responsable avec lesdits participants du paiement intégral de toutes les sommes dues, y compris les intérêts et les frais.

4. Accord

• Le présent contrat de réservation ne prend effet qu'après avoir été accepté et donc signé par Van der Valk.
  
  
• Tant que cela n'a pas été fait, Van der Valk n'est en aucun cas lié au client et/ou à ses participants et Van der Valk est en droit de considérer l'événement comme inexistant et de libérer tous les locaux et/ou espaces prévus par le client et/ou de les mettre à la disposition de tiers.
  
  
• Le client n'a donc pas droit à quelque service que ce soit de la part de Van der Valk tant qu'un accord définitif n'a pas été signé et remis aux deux parties. Après la signature, et donc l'acceptation par Van der Valk, toutes les obligations entre les parties sont régies exclusivement par le présent accord, qui remplace tous les accords antérieurs entre les parties.
  
  
• Toute modification ou ajout au présent contrat doit être fait exclusivement par écrit et accepté par les deux parties Les accords oraux seront considérés comme nuls et non avenus.
  
  
• L'organisateur a pleinement connaissance des conditions ci-dessus, qui font partie intégrante du contrat, et accepte de les respecter.

5. Divers

• Augmentation du nombre de participants

Si le client informe Van der Valk d’une augmentation du nombre de participants moins de 14 jours avant la date prévue, l’hôtel fera tous les efforts raisonnables pour fournir les services à ce nombre augmenté, sans responsabilité en cas d’impossibilité partielle ou totale.
Le nombre exact de participants doit être confirmé au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant l’événement.

• Équipement audiovisuel et informatique

Si Van der Valk met à disposition du matériel audiovisuel ou informatique, le client en est entièrement responsable pendant la durée de l’événement.
En l’absence d’observation immédiate lors de la mise à disposition, le matériel est réputé avoir été reçu en bon état.
En cas d’utilisation d’un matériel propre ou loué, le client en assume l’entière responsabilité, à l’exclusion expresse de Van der Valk, et doit prendre toutes les mesures nécessaires pour éviter tout dommage ou vol.
L’utilisation des murs, tables ou sols ainsi que l’affichage de posters, panneaux, drapeaux ou autre matériel promotionnel est soumise à une autorisation écrite préalable de Van der Valk.
Tout le matériel doit être retiré à la fin de l’événement. L’hôtel n’est pas responsable du matériel non récupéré à temps.

• Salles de conférence réservées

Les noms des salles de réunion mentionnés dans le contrat sont indicatifs. L’hôtel se réserve le droit de modifier unilatéralement la désignation et en informera le client au plus tard le jour de l’arrivée.

• Check-in / Check-out des chambres

Check-in : à partir de 15h00 le jour d’arrivée. L’arrivée anticipée n’est pas garantie.
Une préinscription (garantie de la chambre avant 15h00) n’est possible qu’en réservant la nuit précédente au tarif en vigueur.
Check-out : à 11h00. En cas de prolongation jusqu’à 17h00, un supplément équivalent à une demi-journée sera appliqué, sous réserve de disponibilité.

• Départ anticipé

En cas de départ anticipé ou de fin prématurée de l’événement, les jours et prestations restants seront facturés au tarif contractuel.

• Horaire

Le client s’engage à commencer et terminer l’événement dans les heures prévues contractuellement.
Les heures supplémentaires ou dépenses engendrées par le non-respect de cet horaire seront facturées au client.

• Choix du menu

Le choix définitif du menu et le programme doivent être communiqués au plus tard 10 jours avant l’événement.
À défaut, Van der Valk se réserve le droit de déterminer le menu lui-même pour assurer une préparation optimale.
Les modifications à moins de 7 jours sont possibles dans la mesure du possible et peuvent entraîner des frais supplémentaires.

• Demandes supplémentaires

Toutes les demandes supplémentaires doivent être mentionnées dans le document signé.
Seules les demandes acceptées ultérieurement et par écrit par Van der Valk font partie du contrat.

• Interdiction de fumer / politique antidrogue

Van der Valk Hotel Gent applique une politique antidrogue stricte.
La vente, possession et consommation de drogues (y compris le gaz hilarant) sont interdites sur tout le site.
Fumer est interdit dans le bâtiment et les chambres. En cas d’infraction, une amende de 150 € sera appliquée et une expulsion immédiate peut suivre.

• Modifications (général)

Les modifications peuvent être communiquées jusqu’à 7 jours avant (nombre de personnes, régimes spéciaux, disposition des salles, extras).
Les changements tardifs ne seront acceptés que dans la mesure du possible et entraîneront des frais supplémentaires (organisation, personnel, qualité).

• Parking

Parking préféré : H3 (Akkerhage 10 – 9000 Gand), à distance de marche (~150 places).
Si complet : stationnement possible sur H1 + H2 sur le site de l’hôtel (~50 extérieurs + 90 en garage souterrain).
H1/H2 sont réservés aux clients hébergés avec bagages.
Tarif H3/H1/H2 : 10,00 € par voiture / 24h.
Pour les groupes ≥ 20 personnes, les frais de parking sont facturés sur la facture principale.

• Restaurants (groupes)

Pour les groupes ≥ 10 personnes : en cas de no-show ou annulation tardive, un montant de 20,00 € par personne sera facturé.
Un retard supérieur à 15 minutes peut entraîner des frais supplémentaires.

• Régimes alimentaires / allergies

À communiquer au plus tard 8 jours avant : nom de chaque participant et une catégorie parmi :
Sans lactose / Sans gluten / Végétalien / Végétarien / Halal / Femme enceinte / Allergies spécifiques (p. ex. noix).
Seules les catégories ci-dessus sont prises en compte.

• Sécurité

Pour les soirées de fête de plus de 80 personnes, la présence d’au moins un agent de sécurité est obligatoire, au tarif de 40,00 €/heure.

• Livraisons

Chaque livraison doit mentionner le nom d’un contact. L’hôtel n’est pas responsable des pertes de marchandises livrées sans contact identifié.

6. Responsabilité civile/assurance

• Le client s'engage à souscrire une assurance auprès d'une compagnie d'assurance belge reconnue, pour couvrir sa responsabilité en tant qu'organisateur pendant la période prévue.
  
  
• En outre, le client doit veiller à ce que ses participants soient tenus de se comporter correctement, conformément au règlement intérieur de l'hôtel.

• Il est interdit au client/à ses participants d'utiliser les salles mises à disposition pour des réunions liées à des idéologies et/ou mouvements extrêmes, ou qui pourraient directement ou indirectement avoir un impact négatif sur les événements normaux de l'hôtel, ou perturber la tranquillité des autres clients de l'hôtel.

• Le client et ses participants sont en tout cas solidairement tenus, l'un à défaut de l'autre, d'indemniser Van der Valk pour tout dommage ou nuisance causé par les participants du client, les intérêts et les frais) qui pourraient être intentés contre Van der Valk par l'un des autres invités/clients, à la suite de dommages/préjudices qu'ils pourraient subir du fait de l'événement et/ou de l'attitude/comportement ou de la négligence du client ou de ses participants.

• L'hôtel ne peut en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou de détérioration de biens/objets/etc. apportés dans l'hôtel par le Client ou ses participants.

7. Annulation/indemnisation

• Van der Valk a le droit de dissoudre cet accord par une simple notification écrite au client, organisateur, dans le cas où les conditions susmentionnées n'ont pas été respectées par le client, ce dernier sera redevable à Van der Valk d'une indemnité égale à 50% des montants qui auraient été dus par le client si l'accord n'avait pas été dissous.

• Si Van der Valk constate qu'elle ne peut pas livrer les chambres/salles de réunion/installations telles qu'elles ont été réservées par le client et acceptées par Van der Valk, Van der Valk doit en informer le client le plus rapidement possible. Van der Valk ne sera alors tenu que de fournir au client des chambres et des installations équivalentes dans l'hôtel équivalent le plus proche, Van der Valk n'étant tenu que de rembourser au client la différence de prix éventuelle, à l'exclusion expresse de toute autre indemnité ou frais.

• Si Van der Valk respecte les dispositions de l'alinéa précédent, le client est tenu de dégager Van der Valk de toute responsabilité pour les réclamations qui pourraient être formulées par les participants du client à l'encontre de Van der Valk en raison du fait que ce dernier n'a pas mis à disposition les salles/réunions/conventions prévues.

8. Prévention des incendies et procédures de sécurité

• Les sorties de secours doivent toujours être dégagées de tout obstacle et les indications de leur emplacement doivent rester visibles pour tous ceux qui exercent cette fonction. Lorsque cela est explicitement indiqué, les portes coupe-feu et les portes de secours doivent être maintenues fermées à tout moment. Rien ne peut être attaché aux serrures anti-panique, et aucun matériel ne peut être placé derrière les portes à l'avance

• Les cages d'escalier servant de voies d'évacuation doivent être maintenues libres d'obstacles.

• Il est interdit d'introduire dans l'hôtel des liquides ou des produits inflammables, explosifs ou dangereux, ainsi que d'apporter des modifications aux installations, aux matériaux, au mobilier ou aux équipements existants sans l'accord écrit préalable de la direction de l'hôtel Si de telles modifications s'avèrent nécessaires, elles doivent être demandées par écrit à la direction de l'hôtel au moins 21 jours avant la tenue de la fonction.

• Les rideaux, les revêtements muraux et tout autre matériau décoratif accrochés ou fixés aux murs et aux plafonds doivent être au moins ignifuges ou résistants au feu Si ces matériaux sont accrochés dans des embrasures de portes ou des couloirs, ils doivent se séparer au centre et être fixés de manière à pouvoir être facilement écartés.
  
  
• Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.

• Les installations de lutte contre l'incendie ne doivent pas être mal utilisées.

• L'interdiction de fumer doit être respectée à tout moment

• Si l'organisateur engage du personnel de sécurité externe pour la fonction, la société de sécurité engagée doit être agréée par le ministère de l'Intérieur et son personnel doit être conforme à la loi sur les sociétés de sécurité privées, les sociétés de sécurité et les services de sécurité internes du 10 avril 1999, sur le Le nombre, le nom et le personnel de sécurité armé ou non armé doivent être notifiés par écrit à la direction de l'hôtel à l'avance.

• Il convient de veiller à ne pas dépasser le nombre maximum de personnes autorisées dans une chambre, sans l'accord écrit préalable de l'Office.

9. Juridiction / législation

• Le présent contrat est régi exclusivement par le droit belge.

• Tout litige relatif à sa validité, son interprétation, l'exécution du contrat ou la facturation en exécution de celui-ci relève de la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement de Gand.