CONDITIONS GÉNÉRALES

Conditions générales de Van der Valk Hotel de Gand, Akkerhage 10, 9000 Gand

Annulations et réduction du nombre de participants aux événements et services
Jusqu'à 45 jours avant la première date d'arrivée prévue, tout ou partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 45 et 30 jours avant la première date d'arrivée prévue, 60 % du nombre de participants et les services réservés correspondants peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption/remise pour annulation ne peut être combinée avec aucune des exemptions/remises pour annulation ci-dessus ou ci-dessous.
Entre 30 et 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, 40% du nombre de participants et les services réservés correspondants peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption/remise pour annulation ne peut être combinée avec aucune des exemptions/remises pour annulation ci-dessus ou ci-dessous.
Entre 15 et 7 jours avant la première date d'arrivée prévue, il est possible d'annuler 20% du nombre de participants et les services réservés correspondants sans encourir de frais d'annulation. Chaque annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exemption/remise pour annulation ne peut être combinée avec aucune des exemptions/remises pour annulation ci-dessus ou ci-dessous.
Moins de 7 jours avant la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix du nombre de participants ou de services annulés seront dus.


2. Chambre - annulations et réduction du nombre de réservations de chambres

Jusqu'à 30 jours avant la première date d'arrivée prévue, tout ou partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 30 et 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, 50% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Chaque annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel. Cette exonération/remise pour annulation n'est pas cumulable avec l'une des exonérations/remises pour annulation ci-dessus ou ci-dessous.
Moins de 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes seront dus, égaux à 100 % du prix de la ou des réservations annulées.
Le client doit envoyer à Van der Valk une liste détaillée au plus tard 14 jours avant la date d'arrivée prévue, en indiquant pour chaque chambre les données suivantes : l'occupation (simple, double, etc.), le nom des coordonnées du ou des participants concernés (c'est-à-dire nom, prénom, sexe, adresse, nationalité), ainsi que (en cas de paiement individuel) un numéro de carte de crédit valide
Si les chambres sont réservées par le biais d'un formulaire d'appel individuel, le participant garantira personnellement sa réservation de chambre et son paiement. Si le client annule la totalité de l'événement, il doit garantir les chambres qui ont été réservées en option. Dans ce cas, les conditions d'annulation énoncées ci-dessus s'appliquent.

3. Dépôt et facture

Le dépôt est basé sur 50% de la facture totale et doit être payé au moins 14 jours avant l'événement.
Si le client ne respecte pas les conditions relatives au paiement anticipé de l'acompte ou de la facture totale, l'hôtel se réserve le droit d'annuler la réservation, ou de n'offrir que les services correspondant au montant de l'acompte déjà versé.
L'adresse de facturation indiquée dans le contrat est contraignante. Les modifications ne peuvent être effectuées qu'avant les événements et/ou les nuitées. Les factures ne seront envoyées que par courrier électronique. Le client y consent en acceptant les conditions générales. Une adresse électronique de facturation doit être fournie par le client au plus tard avant le début de l'événement. Les exceptions à cette règle ne sont possibles qu'en cas d'accord contraire.
A la fin de l'activité, le solde final sera établi et la partie d'autre part s'engage à payer le solde en quittant l'activité, sauf accord contraire par écrit. Le paiement se fait en espèces ou par Visa, Eurocard, Bankcontact ou Mastercard. Sauf accord contraire
Les factures doivent être payées dans les 14 jours suivant la date de la facture, conformément aux conditions générales de facturation qui font partie intégrante du présent accord.
Un intérêt de 2% par mois sera facturé sans préavis pour les factures non payées dans les 30 jours suivant la date de facturation. En outre, une indemnité forfaitaire de 15% du montant impayé de la facture est due, avec un minimum de € 50,00, sans préjudice des frais de justice et d'exécution. Toute réclamation, quelle qu'elle soit, doit nous être notifiée par écrit et par courrier recommandé dans les huit jours suivant la date de facturation. Après cette période, les protestations ne sont plus recevables et sont considérées comme inexistantes.
Si le client a organisé une activité à l'hôtel Van der Valk et a utilisé les installations de l'hôtel Van der Valk à cette fin (y compris, par exemple, les activités suivantes Si le client a organisé une activité à l'hôtel de Van der Valk et a utilisé les installations de Van der Valk à cette fin (y compris, par exemple, la mise à disposition de chambres d'hôtel) et que Van der Valk, à la demande du client, a facturé ces installations/chambres d'hôtel et accessoires individuellement à un ou plusieurs participants (désignés par le client), le client, ainsi que les participants concernés, restent néanmoins solidairement tenus, l'un envers l'autre, de payer à Van der Valk tous les montants dus par les participants concernés, en principal, intérêts et frais.


4. Accord

  • Le présent accord de réservation ne prendra effet qu'après avoir été accepté et donc signé par Van der Valk.
    Tant que cela n'a pas eu lieu, Van der Valk n'est pas lié de quelque manière que ce soit envers le client et/ou ses participants, et Van der Valk a donc le droit de considérer l'événement comme inexistant et de libérer toutes les salles et/ou espaces prévus par le client et/ou de les mettre à la disposition de tiers.
    Le client n'a donc pas droit aux services de Van der Valk tant qu'un accord final n'a pas été signé et remis aux deux parties. Après la signature, et donc l'acceptation par Van der Valk, toutes les obligations entre les parties sont exclusivement régies par le présent accord, qui remplace tous les accords antérieurs entre les parties.
    Toute modification ou ajout au présent contrat doit être fait exclusivement par écrit et accepté par les deux parties. Les accords verbaux seront considérés comme nuls et non avenus.
    L'organisateur est pleinement conscient des conditions susmentionnées, qui font partie intégrante du contrat, et accepte de les respecter.

5. Divers

5.1. Augmentation du nombre de participants aux événements et aux services

Si le client informe Van der Valk moins de 14 jours avant la date prévue d'une augmentation du nombre de participants, l'hôtel fera tous les efforts raisonnables pour fournir ses services afin d'accueillir ce nombre accru, bien que l'hôtel ne puisse être tenu responsable des conséquences s'il ne le fait pas.

Le nombre exact de participants doit en tout cas être confirmé au moins cinq jours ouvrables avant l'événement.

5.2 Équipement audiovisuel et informatique

Si Van der Valk met du matériel audiovisuel ou informatique à la disposition du client, ce dernier en est responsable pendant toute la durée de l'événement. A cet égard, le client est réputé - en l'absence de toute remarque immédiatement après la mise à disposition du matériel - avoir reçu ce matériel en bon état d'entretien et de fonctionnement.
Si le client utilise son propre matériel et/ou du matériel acheté auprès de tiers, le client (à l'exclusion expresse de Van der Valk) est et reste responsable de ce matériel pendant toute la durée de l'événement et doit, le cas échéant, prendre les mesures nécessaires pour éviter tout dommage, vol, etc.
Le client doit informer l'Hôtel à l'avance qu'il souhaite utiliser les murs, les tables ou le sol de la salle qu'il a réservée. Ils doivent également demander à Van der Valk une autorisation écrite préalable pour placer des affiches, des panneaux, des drapeaux ou tout autre matériel publicitaire.
Le client doit retirer tous ses matériaux et équipements de l'hôtel au plus tard à la fin de l'événement. L'hôtel ne peut être tenu responsable du matériel/équipement qui n'a pas été retiré à temps.
5.3 Salles de conférence réservées

Les noms des salles de conférence, tels que mentionnés dans le contrat, sont donnés à titre indicatif et ne sont en aucun cas contraignants. L'hôtel a le droit de modifier unilatéralement le nom des salles de conférence à tout moment. Van der Valk n'est tenu d'en informer le client que le jour de son arrivée au plus tard.

5.4 Salles d'enregistrement et de sortie

L'enregistrement sera possible à partir de 15h00 le jour de l'arrivée. Si le client/son participant arrive avant cette heure, Van der Valk tentera de mettre la chambre à disposition plus tôt, dans la mesure de ses possibilités, sans y être obligé.
Si le client/participant souhaite avoir la certitude d'avoir sa chambre avant 15h00, cela n'est possible que si le client/participant fait une pré-inscription : cela signifie que la nuit précédente doit être réservée au tarif normal applicable.
L'heure officielle de départ est 12h00. En cas de départ tardif et/ou de prolongation jusqu'à 18h00, un coût supplémentaire égal au tarif de la demi-journée pour la chambre concernée sera facturé. En outre, la possibilité d'extension dépendra toujours de la disponibilité éventuelle de la chambre et ne peut être garantie.
5.5 Départ prématuré

Si le client décide de mettre fin prématurément à l'événement ou si le client/participant décide de quitter les salles de réunion et/ou l'hôtel avant la date de départ prévue, Van der Valk a le droit de facturer les jours et/ou les nuits restants réservés, y compris les installations/appareils réservés, dans leur intégralité au tarif convenu dans le contrat.

5.6 Calendrier

Le client s'engage expressément à commencer et à terminer l'événement dans les délais prévus par le contrat. Van der Valk a le droit de facturer toutes les heures supplémentaires ou autres frais résultant du non-respect de ce calendrier au client, qui doit l'accepter.

5.7 Choix du menu

Le choix définitif du menu et du programme doit être communiqué à Van der Valk au moins dix jours avant l'événement. Si le choix du menu par le client n'a pas été confirmé à Van der Valk dans ce délai, Van der Valk est en droit de faire son propre choix de menu afin de garantir une préparation optimale de l'événement.
Si le client modifie son choix de menu moins de sept jours avant l'événement, Van der Valk peut (s'il parvient également à livrer le menu modifié) facturer au client les coûts supplémentaires causés par ce choix tardif.
5.8 Demandes supplémentaires

Afin de permettre à Van der Valk de fournir un service maximal, toutes les demandes supplémentaires doivent déjà être mentionnées sur ce document signé par le client.

Seules les demandes spécifiques, auxquelles Van der Valk donne ultérieurement son accord explicite par écrit, font partie de cet accord et des obligations de Van der Valk.

5.9 Interdiction de fumer / politique anti-drogue

Le Van der Valk Hotel Gent applique une politique anti-drogues stricte. Dans les locaux et dans les bâtiments, la vente, la possession et la consommation de drogues sont strictement interdites. La vente, l'utilisation ou la possession inappropriée de gaz hilarant est également incluse. Il est interdit de fumer dans les bâtiments et donc aussi dans les chambres d'hôtel. En cas d'infraction à l'une des dispositions ci-dessus, l'hôtel facturera une amende de 150 € et la ou les personnes concernées seront priées de quitter les lieux immédiatement.

 

6. Responsabilité civile/assurance

Le client s'engage à contracter une assurance auprès d'une compagnie d'assurance belge reconnue pour couvrir sa responsabilité en tant qu'organisateur pendant la période prévue.
En outre, le client doit veiller à ce que ses participants soient tenus de se comporter correctement, conformément au règlement intérieur de l'hôtel.
Il est interdit au client/à ses participants d'utiliser les locaux mis à leur disposition pour des réunions relatives à des idéologies et/ou des souches extrêmes, ou qui pourraient, directement ou indirectement, avoir un impact négatif sur le fonctionnement normal de l'hôtel ou perturber la tranquillité des autres clients de l'hôtel.
Le client est en tout cas tenu, conjointement et solidairement avec ses participants, l'un à défaut de l'autre, d'indemniser Van der Valk pour tout dommage ou nuisance causé par les participants du client. Le client est également tenu d'indemniser Van der Valk pour toute réclamation (tant en principal qu'en intérêts et en frais) qui serait formulée à l'encontre de Van der Valk par l'un des autres invités/clients à la suite de dommages/inconvénients qu'ils subiraient en raison de l'événement et/ou de l'attitude/du comportement ou de la négligence du client ou de ses participants.
En tout état de cause, l'Hôtel ne peut être tenu pour responsable, de quelque manière que ce soit, en cas de vol ou de détérioration de biens/objets etc. conservés dans l'hôtel par le Client ou ses participants.
7. Annulation/ compensation

Van der Valk est en droit de résilier le présent contrat par simple notification écrite au client, organisateur, au cas où les conditions susmentionnées n'auraient pas été respectées par le client. Dans ce cas, ce dernier devra à Van der Valk une indemnité égale à 50 % des montants que le client aurait dû payer si le contrat n'avait pas été résilié.
Si Van der Valk constate qu'elle ne peut pas livrer les chambres/salles de réunion/ installations telles que réservées par le client et acceptées par Van der Valk, à la date prévue, Van der Valk en informera le client le plus rapidement possible. Van der Valk n'est alors tenu que de mettre à la disposition du client des chambres et des installations similaires, et ce dans l'hôtel équivalent le plus proche, Van der Valk n'étant tenu que d'indemniser le client pour la différence de prix, à l'exclusion expresse de toute autre indemnité ou frais.
Si Van der Valk respecte le paragraphe précédent, le client est tenu d'indemniser Van der Valk pour toute réclamation que les participants du client pourraient formuler à l'encontre de Van der Valk, en raison du fait que ce dernier n'a pas fourni les salles/salles de réunion/installations.


8. Prévention des incendies et procédures de sécurité

Les sorties de secours doivent toujours être libres de tout obstacle et leur emplacement doit être indiqué de manière visible à toute personne participant à la fonction. Lorsque cela est explicitement indiqué, les portes d'incendie et de secours doivent toujours rester fermées. Rien ne peut être fixé aux portes anti-panique, et aucun matériel ne peut être placé derrière elles à l'avance.
Les couloirs qui servent de voies d'évacuation doivent être libres de toute obstruction.
Il est interdit d'introduire dans l'hôtel des liquides ou des produits inflammables, explosifs ou dangereux, ou d'apporter des modifications aux installations, matériaux, meubles ou équipements existants sans l'accord écrit préalable de la direction de l'hôtel. Si de telles modifications s'avèrent nécessaires, elles doivent faire l'objet d'une demande écrite auprès de la direction de l'hôtel au moins 21 jours avant la tenue de la manifestation.
Les rideaux, les revêtements muraux et tout autre matériau décoratif accroché ou fixé aux murs et aux plafonds doivent être constitués au minimum d'un matériau ignifuge ou résistant au feu. Si ces matériaux sont suspendus dans les embrasures de portes ou les couloirs, ils doivent être séparés au milieu et attachés de manière à pouvoir être facilement retirés.
Les installations électriques ne doivent pas être surchargées
Les installations de lutte contre l'incendie ne doivent pas être mal utilisées
L'interdiction de fumer doit toujours être respectée
Si l'organisateur engage du personnel de sécurité privée externe pour le travail, l'entreprise de sécurité privée engagée doit être agréée par le ministère de l'Intérieur et son personnel doit se conformer à la loi sur les entreprises de sécurité privée, les entreprises de sécurité et la sécurité interne du 10 avril 1999, relative à la formation. La direction de l'hôtel doit être informée par écrit à l'avance du nombre, du nom et du fait que le personnel de sécurité est armé ou non.
Il faut veiller à ce que le nombre maximum de personnes autorisées dans une chambre ne soit pas dépassé sans l'accord écrit préalable de la direction de l'hôtel.

 

9. Juridiction/Législation

Le présent contrat est régi exclusivement par le droit belge.

Tout litige relatif à sa validité, son interprétation, l'exécution du contrat, ou la facturation en exécution de celui-ci, sera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Gand.