Bedrijfsfeest in Gent organiseren? 7 ideeën waar collega's wél voor komen opdagen
Bedrijfsfeest in Gent organiseren? 7 ideeën waar collega's wél voor komen opdagen
Lees onze blog
"Kun jij iets leuks regelen voor ons volgende bedrijfsfeest?” Klinkt als een eenvoudige vraag. Tot jij degene bent die een formule moet vinden die werkt voor tientallen verschillende collega’s. De ene wil uitgebreid eten, de andere vooral bijpraten en iemand vraagt nu al hoe hij ’s avonds nog thuis geraakt. Ondertussen moet het budget kloppen én wil je niet voor de derde keer met hetzelfde concept aankomen.
Begin daarom niet meteen bij de zaal of het menu, maar bij drie vragen: waarom organiseer je het event, wie nodig je uit en wat wil je dat gasten tijdens de avond doen? Wil je vooral vieren, netwerken, verschillende teams samenbrengen of klanten ontvangen? Zodra dat duidelijk is, wordt het veel gemakkelijker om een locatie en formule te kiezen.
Deze zeven ideeën helpen je om van daaruit verder te plannen.
Bedrijfsfeest op een rooftop in Gent
Idee 1
Een rooftop is vooral interessant wanneer je wilt dat de locatie onderdeel wordt van de beleving. Het uitzicht zorgt meteen voor een andere setting, waardoor je minder afhankelijk bent van uitgebreide decoratie of entertainment om sfeer te creëren.
Kijk bij het vergelijken van rooftops verder dan de foto's. Vraag hoeveel gasten comfortabel terechtkunnen bij jouw gekozen opstelling, welke delen exclusief zijn voor jullie groep en wat het alternatief is bij slecht weer. Zeker wanneer je maanden vooraf boekt, is een goed weerscenario minstens zo belangrijk als het terras zelf.
Locatie tip: in de Skybar Mr. Sato van Van der Valk Hotel Gent, op de tiende verdieping, heb je een panoramisch zicht over de skyline van Gent. De skybar kan exclusief worden afgehuurd voor unieke bedrijfsevents van ongeveer 30 tot 220 gasten en kan onder meer worden gebruikt voor een receptie, walking dinner, afterwork of netwerkevent.
Walking dinner voor je bedrijfsfeest: meer ruimte voor contact
Idee 2
Een walking dinner is interessant wanneer de ontmoeting belangrijker is dan lang tafelen. Gasten krijgen verschillende kleinere gerechten en zijn niet de hele avond aan één tafel of tafelgenoot gebonden. Dat maakt de formule bijvoorbeeld geschikt wanneer verschillende afdelingen of vestigingen samenkomen, of wanneer je collega's en zakelijke relaties wilt mengen.
Let op: zorg dat je bij de planning op de verhouding tussen staan, zitten en bewegen. Alleen hoge tafels voorzien klinkt gezellig, maar is minder comfortabel tijdens een event van meerdere uren. Vraag ook hoe de gerechten worden geserveerd, hoeveel gangen er zijn en hoeveel tijd de volledige formule inneemt. Zo kun je beter bepalen waar speeches, entertainment of andere onderdelen in het programma passen.
Combineer je bedrijfsfeest in Gent met een activiteit
Idee 3
Wil je dat collega’s samen iets beleven in plaats van alleen samen eten en drinken? Dan kun je het bedrijfsfeest laten beginnen met een activiteit in Gent. Denk bijvoorbeeld aan een boottocht, stadsspel, workshop of culinaire wandeling voordat je naar de eventlocatie gaat.
Opgelet: voor de planning is vooral de overgang tussen beide onderdelen belangrijk. Een activiteit van anderhalf uur kan op papier perfect passen, maar minder goed werken als honderd mensen daarna tegelijkertijd naar de andere kant van Gent moeten. Werk daarom achteruit vanaf het gewenste startuur van je diner of receptie. Reken niet alleen de activiteit zelf, maar ook verzamelen, verplaatsen en eventuele vertraging mee. Zo voorkom je dat het avondprogramma al achterloopt voordat het begonnen is.
Organiseer een afterwork in Gent als bedrijfsfeest
Idee 4
Een afterwork werkt goed wanneer je een informeler bedrijfsevent wilt organiseren waarbij gasten niet allemaal exact op hetzelfde moment hoeven aan te komen.
Dat geeft je ook meer vrijheid in de catering. In plaats van één vast dinermoment kun je werken met drankjes en kleinere gerechten die over een langere periode worden aangeboden. Een rooftop past goed bij die formule: je kunt bijvoorbeeld starten terwijl het nog licht is en de avond laten overgaan in een dansfeest met muziek.
Bepaal vooraf wel een duidelijk begin- én eindmoment. Zonder programma hoeft een afterwork niet structuurloos te worden. Een kort welkomstwoord, een eerste gezamenlijk moment of een aangekondigd foodmoment zorgt ervoor dat ook collega's die later aansluiten weten wat ze kunnen verwachten.
Entertainment voor je bedrijfsfeest
Idee 5
Entertainment werkt het beste wanneer het iets toevoegt aan de avond en niet omdat er simpelweg “nog iets” op het programma moest staan.
Begin daarom bij de groepsgrootte en het soort gasten. Een cocktailworkshop kan goed werken met een kleinere groep, terwijl je bij 150 of 200 gasten eerder kunt denken aan entertainment waaraan mensen op verschillende momenten kunnen deelnemen. Een DJ, live cooking, photobooth of korte interactieve act vraagt telkens een andere ruimte en timing.
Onze tip: controleer vóór je iets boekt ook wat technisch mogelijk is op de eventlocatie. Denk aan geluid, verlichting, stroomvoorziening, opbouwtijd en de ruimte die een leverancier nodig heeft. Dat voorkomt dat een goed idee later niet binnen de locatie of planning blijkt te passen.
Organiseer een personeelsfeest met partners en gezinnen
Idee 6
Bij een jubileum, familiedag of belangrijke bedrijfsmijlpaal kan het interessant zijn om naast medewerkers ook partners of gezinnen uit te nodigen.
Daarbij verandert niet alleen je gastenlijst, maar ook de planning. Een feest dat normaal om 19.00 uur begint, kan voor gezinnen beter vroeger starten. Ook de duur van het programma, catering en zitmogelijkheden verdienen extra aandacht.
Vraag bij de uitnodiging bovendien tijdig wie er precies meekomt en of er kinderen aanwezig zijn. Zo kun je aantallen, catering en eventuele activiteiten veel nauwkeuriger inschatten dan wanneer je alleen het aantal medewerkers als uitgangspunt neemt.
Bedrijfsfeest in Gent met overnachting
Idee 7
Komen collega’s uit verschillende regio’s of landen, duurt het feest tot laat of plan je een meerdaags bedrijfsevent? Dan kan een hotel op dezelfde locatie een groot deel van de logistiek vereenvoudigen.
Bij Van der Valk Hotel Gent kun je een meeting, diner, bedrijfsfeest, overnachting en ontbijt op dezelfde locatie combineren. Daardoor hoef je bijvoorbeeld geen afzonderlijk vervoer tussen vergaderlocatie, feestlocatie en hotel te organiseren.
Maak bij grotere groepen vooraf afspraken over het aantal kamers en hoe de reserveringen verlopen. Bepaal ook of het bedrijf de kamers centraal boekt of gasten zelf reserveren binnen een afgesproken kamerblok. Dat lijkt een detail, maar voorkomt veel losse vragen in de weken voor het event.
Hoe kies je nu de juiste locatie voor een bedrijfsfeest in Gent?
De juiste locatie voor jullie bedrijfsfeest hangt vooral af van het doel, het aantal gasten, de gewenste opstelling, catering, bereikbaarheid, technische mogelijkheden en eventuele overnachting. Maak die voorwaarden duidelijk voordat je locaties gaat vergelijken. Zo voorkom je dat je vooral kiest op basis van mooie foto's en pas later ontdekt dat de praktische invulling niet past.
Vraag bij een offerte daarom niet alleen naar de huurprijs. Laat ook catering, dranken, techniek, personeel, eventuele zaalhuur, op- en afbouw en overnachtingen meenemen. Zo kun je verschillende locaties op de totale eventkost vergelijken in plaats van op één aantrekkelijk startbedrag.
Plan je meerdere onderdelen op dezelfde dag? Dan kan één locatie een groot voordeel zijn. Bij Hotel Gent kun je bijvoorbeeld een zakelijke meeting laten overgaan in een receptie, walking dinner of bedrijfsfeest in de Skybar, gevolgd door een overnachting en ontbijt.
Alle faciliteiten voor groepen
Meeting & events in Hotel Gent