Betriebsfest in Gent organisieren? 7 Ideen, bei denen Kollegen gerne teilnehmen
Betriebsfest in Gent organisieren? 7 Ideen, bei denen Kollegen gerne teilnehmen
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"Kannst du etwas Schönes für unser nächstes Betriebsfest organisieren?" Klingt nach einer einfachen Frage. Bis man selbst diejenige ist, die eine Formel finden muss, die für Dutzende von Kollegen funktioniert. Der eine will ausgiebig essen, der andere will vor allem plaudern, und jemand fragt jetzt schon, wie er abends nach Hause kommt. Dabei muss das Budget stimmen und man möchte nicht zum dritten Mal mit demselben Konzept ankommen.
Beginne daher nicht sofort bei dem Saal oder dem Menü, sondern mit drei Fragen: Warum organisiert man das Event, wen lädt man ein und was sollen die Gäste am Abend tun? Möchte man vor allem feiern, netzwerken, verschiedene Teams zusammenbringen oder Kunden empfangen? Sobald das klar ist, wird es viel einfacher, eine Location und ein Konzept zu wählen.
Diese sieben Ideen helfen dir, von dort aus weiter zu planen.
Betriebsfest auf einem Rooftop in Gent
Idee 1
Ein Rooftop ist besonders interessant, wenn du möchtest, dass der Ort Teil des Erlebnisses wird. Die Aussicht schafft sofort eine andere Atmosphäre, sodass du weniger von umfangreicher Dekoration oder Unterhaltung abhängig bist, um Stimmung zu schaffen.
Schaue beim Vergleich von Rooftops über die Fotos hinaus. Frage, wie viele Gäste bei deiner gewählten Aufstellung komfortabel untergebracht werden können, welche Bereiche exklusiv für eure Gruppe sind und was die Alternative bei schlechtem Wetter ist. Besonders wenn man Monate im Voraus bucht, ist ein gutes Wetterszenario mindestens genauso wichtig wie die Terrasse selbst.
Location Tipp: in der Skybar Mr. Sato des Van der Valk Hotel Gent, im zehnten Stock, hat man einen Panoramablick über die Skyline von Gent. Die Skybar kann exklusiv für einzigartige Firmenevents von etwa 30 bis 220 Gästen gemietet werden und kann unter anderem für einen Empfang, ein Walking Dinner, ein Afterwork oder ein Networking-Event genutzt werden.
Walking Dinner für dein Betriebsfest: mehr Raum für Kontakt
Idee 2
Ein Walking Dinner ist interessant, wenn das Zusammentreffen wichtiger ist als langes Sitzen. Gäste erhalten verschiedene kleinere Gerichte und sind nicht den ganzen Abend an einen Tisch oder Tischnachbarn gebunden. Das macht das Konzept zum Beispiel geeignet, wenn verschiedene Abteilungen oder Standorte zusammenkommen oder wenn du Kollegen und Geschäftspartner mischen möchtest.
Achtung: achte darauf, bei der Planung das Verhältnis zwischen Stehen, Sitzen und Bewegen zu berücksichtigen. Nur Stehtische zu haben klingt gesellig, ist aber während eines mehrstündigen Events weniger komfortabel. Frage auch, wie die Gerichte serviert werden, wie viele Gänge es gibt und wie lange das gesamte Konzept dauert. So kannst du besser bestimmen, wo Reden, Unterhaltung oder andere Programmteile passen.
Kombiniere dein Betriebsfest in Gent mit einer Aktivität
Idee 3
Willst du, dass Kollegen zusammen etwas erleben, anstatt nur zusammen zu essen und zu trinken? Dann kannst du das Betriebsfest mit einer Aktivität in Gent beginnen. Denke zum Beispiel an eine Bootsfahrt, ein Stadtspiel, einen Workshop oder eine kulinarische Wanderung, bevor du zur Eventlocation gehst.
Achtung: für die Planung ist besonders der Übergang zwischen beiden Teilen wichtig. Eine Aktivität von eineinhalb Stunden kann auf dem Papier perfekt passen, aber weniger gut funktionieren, wenn danach hundert Menschen zugleich zur anderen Seite von Gent müssen. Beginne daher rückwärts vom gewünschten Startzeitpunkt deines Abendessens oder Empfangs. Berücksichtige nicht nur die Aktivität selbst, sondern auch das Sammeln, Umziehen und eventuelle Verzögerungen. So vermeidest du, dass das Abendprogramm schon hinterherhinkt, bevor es begonnen hat.
Organisiere ein Afterwork in Gent als Betriebsfest
Idee 4
Ein Afterwork funktioniert gut, wenn du ein informelleres Firmenevent organisieren möchtest, bei dem die Gäste nicht alle exakt zur gleichen Zeit ankommen müssen.
Das gibt dir auch mehr Freiheit in der Gastronomie. Anstatt eines festen Abendessens kannst du Getränke und kleinere Gerichte über einen längeren Zeitraum anbieten. Ein Rooftop passt gut zu diesem Konzept: Du kannst zum Beispiel beginnen, während es noch hell ist, und den Abend in ein Tanzfest mit Musik übergehen lassen.
Lege im Voraus jedoch einen klaren Beginn- und Endzeitpunkt fest. Ohne Programm muss ein Afterwork nicht strukturlos werden. Ein kurzes Willkommenswort, ein erstes gemeinsames Moment oder ein angekündigtes Essensmoment sorgen dafür, dass auch Kollegen, die später dazukommen, wissen, was sie erwarten können.
Unterhaltung für dein Betriebsfest
Idee 5
Unterhaltung funktioniert am besten, wenn sie der Abend bereichert und nicht, weil einfach „noch etwas“ auf dem Programm stehen musste.
Starte daher bei der Gruppengröße und der Art von Gästen. Ein Cocktail-Workshop kann gut mit einer kleineren Gruppe funktionieren, während du bei 150 oder 200 Gästen eher an Unterhaltung denken kannst, an der Menschen zu verschiedenen Zeiten teilnehmen können. Ein DJ, Live-Kochen, eine Fotokabine oder eine kurze interaktive Aufführung erfordern jeweils unterschiedlichen Raum und Timing.
Unser Tipp: überprüfe, bevor du etwas buchst, auch was technisch an der Eventlocation möglich ist. Denke an Ton, Beleuchtung, Stromversorgung, Aufbauzeit und den Raum, den ein Anbieter benötigt. Dadurch vermeidest du, dass eine gute Idee später nicht zur Location oder Planung passt.
Organisiere ein Betriebsfest mit Partnern und Familien
Idee 6
Bei einem Jubiläum, Familientag oder einem wichtigen Firmenmeilenstein kann es interessant sein, neben Mitarbeitern auch Partner oder Familien einzuladen.
Dabei ändert sich nicht nur die Gästeliste, sondern auch die Planung. Eine Feier, die normalerweise um 19:00 Uhr beginnt, kann für Familien besser früher starten. Auch die Dauer des Programms, das Catering und die Sitzmöglichkeiten verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Frage bei der Einladung außerdem rechtzeitig nach, wer genau mitkommt und ob Kinder anwesend sind. So kannst du Anzahl, Catering und eventuelle Aktivitäten viel genauer einschätzen, als wenn du nur die Anzahl der Mitarbeiter als Ausgangspunkt nimmst.
Betriebsfest in Gent mit Übernachtung
Idee 7
Kommen Kollegen aus verschiedenen Regionen oder Ländern, dauert das Fest lange oder planst du ein mehrtägiges Firmenevent? Dann kann ein Hotel am gleichen Ort einen großen Teil der Logistik vereinfachen.
Bei Van der Valk Hotel Gent kannst du ein Meeting, Abendessen, Betriebsfeier, Übernachtung und Frühstück am selben Ort kombinieren. Dadurch musst du beispielsweise keinen separaten Transport zwischen Tagungsort, Veranstaltungsort und Hotel organisieren.
Bei größeren Gruppen sollten vorher Absprachen über die Anzahl der Zimmer und den Ablauf der Reservierungen getroffen werden. Entscheide ebenfalls, ob das Unternehmen die Zimmer zentral bucht oder Gäste selbst innerhalb eines vereinbarten Zimmerblocks reservieren. Das mag ein Detail sein, aber es verhindert viele einzelne Fragen in den Wochen vor der Veranstaltung.
Wie wählt man die richtige Location für eine Betriebsfeier in Gent?
Die richtige Location für eure Betriebsfeier hängt vor allem vom Zweck, der Anzahl der Gäste, der gewünschten Aufstellung, dem Catering, der Erreichbarkeit, den technischen Möglichkeiten und eventuell einer Übernachtung ab. Mach diese Bedingungen klar, bevor du beginnst, Locations zu vergleichen. So vermeidest du, dass du hauptsächlich aufgrund schöner Fotos entscheidest und erst später entdeckst, dass die praktische Umsetzung nicht passt.
Frage bei einem Angebot deshalb nicht nur nach dem Mietpreis. Lasse auch Catering, Getränke, Technik, Personal, eventuelle Saalmiete, Aufbau und Abbau sowie Übernachtungen mit einbeziehen. So kannst du verschiedene Locations hinsichtlich der Gesamtkosten des Events vergleichen, anstatt nur einen attraktiven Ausgangsbetrag zu betrachten.
Planst du mehrere Teile am selben Tag? Dann kann eine einzige Location ein großer Vorteil sein. Im Hotel Gent kannst du beispielsweise ein Geschäftstreffen in einen Empfang, ein Walking Dinner oder eine Betriebsfeier in der Skybar übergehen lassen, gefolgt von einer Übernachtung und Frühstück.
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