Bedingungen | Van der Valk Hotel Gent

Allgemeine Geschäftsbedingungen – Van der Valk Hotel Gent

Van der Valk Hotel Gent Akkerhage 10, 9000 Gent Alle Preise verstehen sich vorbehaltlich der jeweils geltenden Mehrwertsteuerregelung.

Inhalt

Allgemeine Geschäftsbedingungen – individuelle Reservierungen
Parkrichtlinie
Allgemeine Geschäftsbedingungen – Gruppenreservierungen, Meetings & Events
Anzahlung, Zahlungen und Rechnungsstellung
Operative Bestimmungen für Gruppen und Veranstaltungen
Haftung, Sicherheit und Hausordnung
Gerichtsstand und anwendbares Recht
Website, Datenschutz und Cookies

1. Allgemeine Geschäftsbedingungen – Individuelle Reservierungen

1.1 Stornierung individueller Hotelzimmer

Bis 24 Stunden vor dem vorgesehenen Anreisedatum, spätestens bis 15:00 Uhr Ortszeit, kann die Reservierung kostenfrei storniert werden.
Bei einer Stornierung weniger als 24 Stunden vor Anreise oder bei Nichterscheinen (No-Show) werden 100 % der ersten Übernachtung berechnet.
Bei nicht erstattungsfähigen Tarifen (Non-Refundable-Tarifen) sind weder Stornierungen noch Änderungen möglich. Der volle Betrag wird stets berechnet.
Für geschäftliche Reservierungen mit Rahmenvertrag können zusätzliche oder abweichende Bedingungen gelten, wie in dem betreffenden Vertrag festgelegt.

1.2 Individuelle Reservierungen für Arrangements oder Dienstleistungen

Bis 24 Stunden vor dem Anreisedatum kann die Reservierung kostenfrei storniert werden.
Bei einer Stornierung weniger als 24 Stunden vor Anreise oder bei Nichterscheinen (No-Show) werden 100 % des Gesamtbetrags berechnet.
An Feiertagen oder bei besonderen Veranstaltungen können abweichende Stornierungsbedingungen gelten.

1.3 Übernachtungstarife

Unsere Preise basieren auf Nachfrage und Verfügbarkeit. Die Preise können von Tag zu Tag variieren.
Bei erstattungsfähigen Tarifen bleibt das Zimmer am Anreisetag bis 18:00 Uhr reserviert, sofern keine Vorauszahlung geleistet wurde.
Bei später Anreise muss die Zimmerreservierung im Voraus bezahlt oder durch eine Kreditkarte garantiert werden.
Ohne Zahlungsbestätigung oder Kreditkartengarantie kann das Hotel die Zimmerreservierung nach 18:00 Uhr stornieren.
Bei nicht erstattungsfähigen Tarifen (Non-Refundable-Tarifen) sind weder Stornierungen noch Änderungen möglich. Der volle Betrag wird stets berechnet.

1.4 Zahlung und Rechnungsstellung für individuelle Reservierungen

Bei Online-Buchungen kann eine vollständige Vorauszahlung verlangt werden.
Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zu begleichen.
Bei verspäteter Zahlung werden Verzugszinsen in Höhe von 2 % pro Monat berechnet, zuzüglich einer pauschalen Entschädigung von 15 % des ausstehenden Betrags, mindestens jedoch €50.
Eine Rechnungsstellung ist nur möglich, wenn:
- ein lokaler Vertrag zwischen dem Kunden und dem Van der Valk Hotel Gent vereinbart wurde; oder
- ein übergeordneter Vertrag über Valk Business besteht, in dem die Rechnungsstellung als Zahlungsmethode vorgesehen ist.

1.5 Check-in, Check-out und Aufenthalt

Der Check-in ist ab 15:00 Uhr möglich.
Der Check-out muss vor 11:00 Uhr erfolgen.
Ein früherer Check-in oder ein späterer Check-out ist nur auf Anfrage und je nach Verfügbarkeit möglich. Hierfür kann ein Aufpreis erhoben werden.
Das Rauchen ist in allen Zimmern verboten. Bei Verstoß wird eine Geldstrafe von €250 erhoben.
Das Hotel haftet nicht für Verlust oder Beschädigung persönlicher Gegenstände.

2. Parkrichtlinie

2.1 Allgemeine Besucher

Die ersten 30 Minuten sind kostenlos. Eine Validierung ist hierfür nicht erforderlich.
Anschließend gilt ein Tarif von €2,50 pro Stunde.
Der Höchsttarif beträgt €20 pro Tag.

2.2 Hotelgäste mit Übernachtung

Hotelgäste zahlen €10 pro 24 Stunden.
Die Zahlung erfolgt an der Rezeption.
Das Parkticket wird an der Rezeption validiert.

2.3 Restaurantgäste

Die ersten 3 Stunden sind über einen QR-Code auf dem Restaurantbeleg kostenlos.
Nach 3 Stunden gilt ein Tarif von €2,50 pro Stunde.
Bei der Ausfahrt scannt der Gast zunächst den QR-Rabattcode und bezahlt anschließend gegebenenfalls den Restbetrag am Kassenautomaten.

2.4 Gäste des Weleda City Spa

Die ersten 3 Stunden sind über einen QR-Code kostenlos, der an der Rezeption des Weleda City Spa erhältlich ist.
Nach 3 Stunden gilt ein Tarif von €2,50 pro Stunde.
Bei der Ausfahrt scannt der Gast zunächst den QR-Rabattcode und bezahlt anschließend gegebenenfalls den Restbetrag am Kassenautomaten.

2.5 Meeting- & Event-Gäste

Für Meetings & Events werden die Parkbereiche H1, H2 und H3 bevorzugt genutzt. Der Parkplatz B, die Tiefgarage bei den Blue Towers, wird bei hohem Besucheraufkommen oder bei Vollbelegung von H1, H2 und H3 genutzt.

H1, H2 und H3

Der Standardtarif beträgt €2,50 pro Stunde, mit einem Höchstbetrag von €20 pro Tag.
Für Meeting- & Event-Gäste können über einen QR-Code 3 Stunden kostenloses Parken gewährt werden.
Nach Anwendung des QR-Codes beträgt der Höchsttarif €12,50 pro Tag.

Vorgehensweise bei der Ausfahrt

Parken auf eigene Rechnung des Gastes Der Gast bezahlt direkt am Kassenautomaten. Der Gast scannt zuerst den QR-Rabattcode. Der Höchsttarif beträgt €12,50 pro Tag.

Parken auf Rechnung eines Unternehmens oder einer Organisation Das Parkticket wird an der Rezeption validiert. Der Höchsttarif beträgt €12,50 pro Ticket oder pro Tag, abhängig von der getroffenen Vereinbarung.

3. Allgemeine Geschäftsbedingungen – Gruppenreservierungen, Meetings & Events

3.1 Stornierung und Reduzierung der Teilnehmerzahl für Veranstaltungen und Dienstleistungen

Vorgänge bis einschließlich 50 Personen

Bis einschließlich 45 Tage vor dem vorgesehenen Anreisedatum kann die gesamte Reservierung oder ein Teil davon kostenfrei storniert werden.
Zwischen 44 und 30 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 40 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 29 und 15 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 20 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 14 und 7 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 10 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Weniger als 7 Tage vor dem vorgesehenen Anreisedatum wird eine pauschale Stornierungsgebühr in Höhe von 100 % des Preises der stornierten Teilnehmerzahl oder Dienstleistungen fällig.

Vorgänge ab 51 Personen

Bis einschließlich 60 Tage vor dem vorgesehenen Anreisedatum kann die gesamte Reservierung oder ein Teil davon kostenfrei storniert werden.
Zwischen 59 und 45 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 60 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 44 und 30 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 40 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 29 und 15 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 20 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 14 und 7 Tagen vor dem vorgesehenen Anreisedatum können 10 % der Teilnehmerzahl sowie die damit verbundenen reservierten Dienstleistungen kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Weniger als 7 Tage vor dem vorgesehenen Anreisedatum wird eine pauschale Stornierungsgebühr in Höhe von 100 % des Preises der stornierten Teilnehmerzahl oder Dienstleistungen fällig.

3.2 Stornierung und Reduzierung von Zimmerbuchungen

Vorgänge bis einschließlich 50 Zimmer

Bis einschließlich 45 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum kann die gesamte Reservierung oder ein Teil davon kostenfrei storniert werden.
Zwischen 44 und 30 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 50 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 29 und 15 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 25 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Weniger als 15 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum wird eine pauschale Stornierungsgebühr in Höhe von 100 % des Preises der stornierten Zimmerreservierungen fällig.
Der Kunde hat dem Van der Valk Hotel Gent spätestens 14 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum eine detaillierte Zimmerliste zu übermitteln, mit folgenden Angaben je Zimmer:
- Belegung, z. B. Einzelzimmer, Doppelzimmer usw.;
- Vor- und Nachname des/der Teilnehmenden;
- Staatsangehörigkeit.
Bei verspäteter Übermittlung dieser Angaben können zusätzliche Kosten berechnet werden.

Vorgänge von 51 bis einschließlich 100 Zimmern

Bis einschließlich 60 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum kann die gesamte Reservierung oder ein Teil davon kostenfrei storniert werden.
Zwischen 59 und 45 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 75 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 44 und 30 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 50 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 29 und 15 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 25 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Weniger als 15 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum wird eine pauschale Stornierungsgebühr in Höhe von 100 % des Preises der stornierten Zimmerreservierungen fällig.
Der Kunde hat dem Van der Valk Hotel Gent spätestens 14 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum eine detaillierte Zimmerliste zu übermitteln, mit folgenden Angaben je Zimmer:
- Belegung, z. B. Einzelzimmer, Doppelzimmer usw.;
- Vor- und Nachname des/der Teilnehmenden;
- Staatsangehörigkeit.
Bei verspäteter Übermittlung dieser Angaben können zusätzliche Kosten berechnet werden.

Vorgänge von 101 bis einschließlich 150 Zimmern

Bis einschließlich 90 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum kann die gesamte Reservierung oder ein Teil davon kostenfrei storniert werden.
Zwischen 89 und 60 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 65 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 59 und 45 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 45 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 44 und 30 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 25 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Zwischen 29 und 15 Tagen vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum können 15 % der Zimmer pro Nacht kostenfrei storniert werden. Jede weitere Stornierung wird zum vertraglich vereinbarten Preis berechnet.
Weniger als 15 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum wird eine pauschale Stornierungsgebühr in Höhe von 100 % des Preises der stornierten Zimmerreservierungen fällig.
Der Kunde hat dem Van der Valk Hotel Gent spätestens 14 Tage vor dem ersten vorgesehenen Anreisedatum eine detaillierte Zimmerliste zu übermitteln, mit folgenden Angaben je Zimmer:
- Belegung, z. B. Einzelzimmer, Doppelzimmer usw.;
- Vor- und Nachname des/der Teilnehmenden;
- Staatsangehörigkeit.
Bei verspäteter Übermittlung dieser Angaben können zusätzliche Kosten berechnet werden.

Vorgänge ab 151 Zimmern

Für Vorgänge ab 151 Zimmern können abweichende Bedingungen gelten. Diese werden je Vorgang festgelegt und schriftlich vereinbart.

4. Anzahlung, Zahlungen und Rechnungsstellung

4.1 Anzahlung

Die Anzahlung beträgt 75 % der Gesamtrechnung, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
Die Anzahlung muss spätestens 14 Tage vor Beginn der Veranstaltung eingegangen sein.
Hält der Kunde die Zahlungsbedingungen für die Anzahlung oder die Vorauszahlung nicht ein, behält sich das Hotel das Recht vor, die Reservierung zu stornieren oder lediglich die Leistungen zu erbringen, die dem bereits gezahlten Vorschuss entsprechen.

4.2 Rechnungsadresse und Rechnungsdaten

Die im Vertrag angegebene Rechnungsadresse ist bindend.
Änderungen der Rechnungsadresse können nur vor der Veranstaltung oder der Übernachtung mitgeteilt werden.
Rechnungen werden ausschließlich per E-Mail versandt, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
Der Kunde hat spätestens vor Beginn der Veranstaltung eine korrekte Rechnungs-E-Mail-Adresse mitzuteilen.

4.3 Restbetrag

Nach Abschluss der Veranstaltung wird der Restbetrag ermittelt.
Der Kunde verpflichtet sich, den Restbetrag beim Verlassen der Veranstaltung zu bezahlen, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.
Die Zahlung erfolgt bar oder per Visa, Eurocard, Bancontact oder Mastercard, sofern nicht schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

4.4 Zahlungsfrist und verspätete Zahlung

Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zu begleichen, gemäß den allgemeinen Rechnungsbedingungen, die integraler Bestandteil dieser Vereinbarung sind.
Bei verspäteter Zahlung werden ohne vorherige Mahnung Verzugszinsen in Höhe von 2 % pro Monat berechnet.
Darüber hinaus ist eine pauschale Entschädigung in Höhe von 15 % des ausstehenden Betrags, mindestens jedoch €50, geschuldet, unbeschadet etwaiger Gerichts- und Vollstreckungskosten.
Beschwerden bezüglich der Rechnung müssen innerhalb von 8 Tagen nach Rechnungsdatum schriftlich per Einschreiben mitgeteilt werden. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwände nicht mehr zulässig.

4.5 Individuelle Rechnungsstellung an Teilnehmer

Organisiert der Kunde eine Veranstaltung im Hotel und stellt Van der Valk auf Wunsch des Kunden Einrichtungen, Hotelzimmer oder Nebenleistungen einem oder mehreren vom Kunden benannten Teilnehmern individuell in Rechnung, so bleibt der Kunde gemeinsam mit den betreffenden Teilnehmern gesamtschuldnerisch und unteilbar zur Zahlung aller geschuldeten Beträge einschließlich Hauptforderung, Zinsen und Kosten verpflichtet.

5. Operative Bestimmungen für Gruppen und Veranstaltungen

5.1 Zustandekommen des Vertrags

Der Reservierungsvertrag kommt erst nach Annahme und Unterzeichnung durch Van der Valk zustande.
Solange der Vertrag nicht von Van der Valk angenommen und unterzeichnet wurde, ist Van der Valk gegenüber dem Kunden oder dessen Teilnehmern nicht gebunden.
Van der Valk behält sich in diesem Fall das Recht vor, die Veranstaltung als nicht bestehend zu betrachten und die vorgesehenen Zimmer, Räumlichkeiten oder Einrichtungen an Dritte freizugeben.
Nach der Unterzeichnung werden sämtliche Verpflichtungen zwischen den Parteien ausschließlich durch diesen Vertrag geregelt. Dieser Vertrag ersetzt alle vorherigen Vereinbarungen zwischen den Parteien.
Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags sind nur gültig, wenn sie schriftlich festgehalten und von beiden Parteien akzeptiert werden.
Mündliche Vereinbarungen gelten als ungültig und nicht existent.

5.2 Erhöhung der Teilnehmerzahl

Teilt der Kunde weniger als 14 Tage vor dem vorgesehenen Termin eine Erhöhung der Teilnehmerzahl mit, wird das Hotel angemessene Anstrengungen unternehmen, die Dienstleistungen für die erhöhte Teilnehmerzahl bereitzustellen. Das Hotel kann jedoch nicht haftbar gemacht werden, wenn dies nicht oder nicht vollständig möglich ist. Die endgültige Teilnehmerzahl ist spätestens 5 Arbeitstage vor der Veranstaltung zu bestätigen.

5.3 Audiovisuelle und EDV-Ausstattung

Stellt Van der Valk audiovisuelle oder EDV-Ausstattung zur Verfügung, ist der Kunde während der gesamten Veranstaltungsdauer dafür verantwortlich.
Erfolgen unmittelbar nach der Bereitstellung keine Beanstandungen, gilt die Ausstattung als in ordnungsgemäßem Zustand und funktionsfähig übernommen.
Verwendet der Kunde eigene Ausstattung oder von Dritten bereitgestellte Ausstattung, bleibt er während der gesamten Veranstaltungsdauer vollständig dafür verantwortlich.
Der Kunde hat selbst die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um Beschädigung, Diebstahl oder Verlust zu vermeiden.
Für die Nutzung von Wänden, Tischen oder Böden sowie für das Anbringen von Plakaten, Schildern, Fahnen oder sonstigem Werbematerial ist vorab eine schriftliche Genehmigung einzuholen.
Sämtliche Materialien und Ausrüstungen des Kunden müssen spätestens am Ende der Veranstaltung aus dem Hotel entfernt werden. Das Hotel übernimmt keine Verantwortung für nicht rechtzeitig entfernte Materialien oder Ausrüstungen.

5.4 Reservierte Konferenzräume

Die im Vertrag genannten Namen der Besprechungsräume dienen lediglich der Orientierung und sind nicht bindend. Das Hotel behält sich das Recht vor, die Bezeichnung der Besprechungsräume einseitig zu ändern. Van der Valk informiert den Kunden hierüber spätestens am Tag der Ankunft.

5.5 Check-in und Check-out der Zimmer bei Gruppenreservierungen

Der Check-in ist ab 15:00 Uhr möglich.
Sollte der Kunde oder Teilnehmer vor 15:00 Uhr anreisen, wird Van der Valk nach bestem Bemühen versuchen, das Zimmer früher zur Verfügung zu stellen, ohne hierzu verpflichtet zu sein.
Wünscht der Kunde oder Teilnehmer die Garantie, bereits vor 15:00 Uhr über das Zimmer verfügen zu können, muss die vorangegangene Nacht zum geltenden Tarif gebucht werden.
Die offizielle Check-out-Zeit ist 11:00 Uhr.
Bei verspätetem Check-out oder einer Verlängerung bis 17:00 Uhr wird ein zusätzlicher Betrag in Höhe des halben Tagespreises des betreffenden Zimmers berechnet.
Ein Late Check-out ist stets von der Verfügbarkeit abhängig und kann nicht garantiert werden.

5.6 Vorzeitige Abreise

Beendet der Kunde die Veranstaltung vorzeitig oder verlässt der Kunde oder ein Teilnehmer die Besprechungsräume oder das Hotel vor dem gebuchten Abreisedatum, ist Van der Valk berechtigt, die verbleibenden gebuchten Tage, Übernachtungen, Einrichtungen und Nebenleistungen vollständig zum vertraglich vereinbarten Tarif in Rechnung zu stellen.

5.7 Zeitplan

Der Kunde verpflichtet sich, die Veranstaltung innerhalb der vertraglich vereinbarten Zeiten zu beginnen und zu beenden. Van der Valk ist berechtigt, zusätzliche Stunden oder andere Kosten, die sich aus der Nichteinhaltung dieses Zeitplans ergeben, dem Kunden in Rechnung zu stellen.

5.8 Auswahl von Menü und Programm

Die endgültige Auswahl des Menüs und des Programms muss Van der Valk spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung mitgeteilt werden.
Bestätigt der Kunde die Menüauswahl nicht rechtzeitig, ist Van der Valk berechtigt, selbst eine Menüauswahl zu treffen, um eine optimale Vorbereitung der Veranstaltung zu gewährleisten.
Nimmt der Kunde weniger als 7 Tage vor der Veranstaltung Änderungen an der Menüauswahl vor, kann Van der Valk – sofern die Bereitstellung des geänderten Menüs noch möglich ist – die zusätzlichen Kosten dem Kunden in Rechnung stellen.

5.9 Zusätzliche Wünsche

Alle zusätzlichen Wünsche müssen in dem vom Kunden unterzeichneten Dokument aufgeführt werden. Nur Wünsche, denen Van der Valk ausdrücklich und schriftlich zustimmt, sind Bestandteil des Vertrags und der Verpflichtungen von Van der Valk.

6. Haftung, Sicherheit und Hausordnung

6.1 Rauchverbot und Anti-Drogen-Politik

Das Van der Valk Hotel Gent verfolgt eine strikte Anti-Drogen-Politik. Der Verkauf, Besitz und Konsum von Drogen auf dem Gelände sowie in den Gebäuden ist strengstens untersagt. Dies gilt ebenfalls für den missbräuchlichen Verkauf, Besitz oder Konsum von Lachgas.

Das Rauchen ist in den Gebäuden und somit auch in den Hotelzimmern nicht gestattet. Bei Verstoß gegen eine der vorgenannten Bestimmungen wird eine Geldstrafe von €250 erhoben und die betreffende Person bzw. die betreffenden Personen können aufgefordert werden, das Hotel unverzüglich zu verlassen.

6.2 Haftung und Versicherung

Der Kunde verpflichtet sich, bei einem anerkannten belgischen Versicherungsunternehmen eine Versicherung zur Deckung seiner Haftung als Veranstalter für den vorgesehenen Zeitraum abzuschließen.
Der Kunde hat sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer angemessen verhalten und die Hausordnung des Hotels einhalten.
Dem Kunden und seinen Teilnehmern ist es untersagt, die zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten für Zusammenkünfte im Zusammenhang mit extremistischen Ideologien oder Strömungen oder für Aktivitäten zu nutzen, die direkt oder indirekt den normalen Hotelbetrieb beeinträchtigen oder die Ruhe anderer Hotelgäste stören können.
Der Kunde haftet gemeinsam mit seinen Teilnehmern gesamtschuldnerisch und unteilbar für jeden Schaden oder jede Beeinträchtigung, die von den Teilnehmern gegenüber Van der Valk verursacht wird.
Der Kunde stellt Van der Valk von sämtlichen Ansprüchen, einschließlich Hauptforderung, Zinsen und Kosten, frei, die von anderen Gästen oder Kunden gegen Van der Valk aufgrund von Schäden oder Beeinträchtigungen geltend gemacht werden, die durch die Veranstaltung oder durch Handlungen oder Unterlassungen des Kunden oder seiner Teilnehmer verursacht wurden.
Das Hotel haftet nicht für Diebstahl oder Beschädigung von Waren, Gegenständen oder Materialien, die vom Kunden oder dessen Teilnehmern im Hotel zurückgelassen werden.

6.3 Vertragsauflösung und Schadensersatz

Van der Valk hat das Recht, den Vertrag durch einfache schriftliche Mitteilung aufzulösen, wenn der Kunde die Bedingungen nicht einhält.
In diesem Fall schuldet der Kunde Van der Valk eine Entschädigung in Höhe von 50 % der Beträge, die geschuldet worden wären, wenn der Vertrag nicht aufgelöst worden wäre.
Stellt Van der Valk fest, dass die reservierten Zimmer, Besprechungsräume oder Einrichtungen zum vorgesehenen Zeitpunkt nicht bereitgestellt werden können, wird Van der Valk den Kunden hierüber so schnell wie möglich informieren.
Van der Valk ist in diesem Fall lediglich verpflichtet, gleichwertige Zimmer oder Einrichtungen im nächstgelegenen gleichwertigen Hotel bereitzustellen und gegebenenfalls die Preisdifferenz zu erstatten.
Jeglicher weitere Schadensersatz oder sonstige Kosten sind ausdrücklich ausgeschlossen.
Sofern Van der Valk die vorgenannten Verpflichtungen erfüllt, stellt der Kunde Van der Valk von sämtlichen Ansprüchen frei, die Teilnehmer wegen der Nichtbereitstellung der ursprünglich reservierten Zimmer oder Besprechungsräume geltend machen könnten.

6.4 Brandschutz- und Sicherheitsverfahren

Notausgänge müssen jederzeit frei von Hindernissen gehalten werden und die Kennzeichnung ihres Standorts muss sichtbar bleiben.
Brand- und Notausgangstüren müssen dort, wo ausdrücklich vorgeschrieben, jederzeit geschlossen bleiben.
An Panikverschlüssen darf nichts befestigt werden, und hinter Türen dürfen keine Materialien gelagert werden.
Treppenhäuser, die als Fluchtwege dienen, müssen frei von Hindernissen bleiben.
Es ist untersagt, entzündliche, explosive oder gefährliche Flüssigkeiten oder Produkte in das Hotel einzubringen.
Änderungen an bestehenden Installationen, Materialien, Möbeln oder Ausstattungen sind nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung der Hoteldirektion zulässig.
Sind derartige Änderungen erforderlich, müssen diese schriftlich und spätestens 21 Tage vor der Veranstaltung bei der Hoteldirektion beantragt werden.
Vorhänge, Wandverkleidungen und sonstige dekorative Materialien, die an oder gegen Wänden und Decken angebracht werden, müssen mindestens schwer entflammbar oder feuerbeständig sein.
Werden dekorative Materialien in Türöffnungen oder Fluren aufgehängt, müssen diese in der Mitte geteilt und so befestigt sein, dass sie leicht zur Seite gezogen werden können.
Elektrische Einrichtungen dürfen nicht überlastet werden.
Feuerlöscheinrichtungen dürfen nicht missbräuchlich verwendet werden.
Das Rauchverbot ist jederzeit einzuhalten.
Beauftragt der Veranstalter externes Sicherheitspersonal, muss das Sicherheitsunternehmen durch das Innenministerium zugelassen sein und das Personal den geltenden Vorschriften für Bewachungsunternehmen, Sicherheitsunternehmen und interne Sicherheitsdienste entsprechen.
Die Anzahl der Sicherheitsmitarbeiter, ihre Namen sowie die Information, ob sie bewaffnet sind oder nicht, müssen der Hoteldirektion vorab schriftlich mitgeteilt werden.
Die maximal zulässige Personenzahl pro Raum darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung nicht überschritten werden.

7. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Dieser Vertrag unterliegt ausschließlich belgischem Recht.

Für sämtliche Streitigkeiten hinsichtlich der Gültigkeit, Auslegung, Durchführung des Vertrags oder der Rechnungsstellung sind ausschließlich die Gerichte des Gerichtsbezirks Gent zuständig.

8. Website, Datenschutz und Cookies

Hinweis: Diese Bestandteile gehören inhaltlich nicht zu den allgemeinen Geschäftsbedingungen für Reservierungen oder M&E-Verträge. Idealerweise sollten sie als separate Webseiten oder Anhänge veröffentlicht werden:

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Datenschutzerklärung
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8.1 Website-Nutzungsbedingungen

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8.2 Datenschutzerklärung

Das Van der Valk Hotel Gent verarbeitet personenbezogene Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Van der Valk respektiert die Privatsphäre der Personen, über die Informationen erhalten werden, und behandelt diese Informationen vertraulich.

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Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Van der Valk Hotel Gent sowie, soweit zutreffend, durch verbundene Unternehmen der Van der Valk-Gruppe. Die Erklärung gilt nicht für Verarbeitungsvorgänge durch Dritte, wie Buchungsorganisationen, Reisebüros, Arbeitgeber, soziale Medienplattformen oder andere externe Parteien.

Zwecke der Datenverarbeitung

Van der Valk kann personenbezogene Daten unter anderem im Zusammenhang mit folgenden Zwecken verarbeiten:

Zimmer- und Saalbuchungen;
Restaurantreservierungen;
Van der Valk-Konten;
Sicherheit und Videoüberwachung;
Kennzeichenerfassung für Parkeinrichtungen;
Newsletter und Mailings;
Kontaktformulare;
Gewinnspiele und Werbeaktionen;
Direktmarketing;
zentrale Kundendatenbank;
soziale Medien;
Sperrlisten und Barzahlungslisten;
Bewerbungsverfahren;
Personalverwaltung;
Daten von Minderjährigen, sofern dies für den Aufenthalt oder die Dienstleistungserbringung erforderlich ist.

Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht außerhalb der eigenen Organisation weitergegeben, es sei denn, dies ist für die Erbringung von Dienstleistungen, die Durchführung eines Vertrags, auf Grundlage einer Einwilligung, aus rechtlichen Gründen oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich.

Daten können unter anderem weitergegeben werden an:

Van der Valk-Unternehmen;
Veranstaltungsorganisationen oder Auftraggeber bei Gruppen- oder Veranstaltungsreservierungen;
Dienstleister, darunter IT-, Software-, Marketing- und Kommunikationsdienstleister.

Datenübermittlung außerhalb der EU/des EWR

Personenbezogene Daten können innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. Eine Übermittlung außerhalb des EWR erfolgt nur dann, wenn ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist, beispielsweise durch von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.

Aufbewahrungsfristen

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Sicherheit

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Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben unter den geltenden Voraussetzungen das Recht auf:

Auskunft;
Berichtigung;
Löschung;
Einschränkung der Verarbeitung;
Datenübertragbarkeit;
Widerspruch gegen die Verarbeitung;
Widerruf der Einwilligung.

Anfragen können an help@valksupport.com gerichtet werden. Van der Valk entscheidet innerhalb von 4 Wochen über die Anfrage, sofern nicht innerhalb dieser Frist mitgeteilt wird, dass mehr Zeit benötigt wird.

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Version

Version Oktober 2024.

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