Conditions | Van der Valk Hotel Gent

Conditions générales – Van der Valk Hotel Gand

Van der Valk Hotel Gand Akkerhage 10, 9000 Gand Tous les tarifs sont soumis au régime de TVA en vigueur.

Table des matières

Conditions générales – réservations individuelles
Politique de stationnement
Conditions générales – réservations de groupe, Meetings & Events
Acompte, paiements et facturation
Dispositions opérationnelles pour les groupes et événements
Responsabilité, sécurité et règlement intérieur
Juridiction compétente et droit applicable
Site internet, confidentialité et cookies

1. Conditions générales – réservations individuelles

1.1 Annulation de chambres d’hôtel individuelles

Jusqu’à 24 heures avant la date d’arrivée prévue, au plus tard à 15h00 heure locale, la réservation peut être annulée gratuitement.
En cas d’annulation moins de 24 heures avant l’arrivée ou en cas de non-présentation (no-show), 100 % de la première nuitée sera facturé.
Pour les tarifs non remboursables (« Non-Refundable »), aucune annulation ni modification n’est possible. Le montant total est toujours facturé.
Pour les réservations professionnelles faisant l’objet d’un contrat-cadre, des conditions complémentaires ou dérogatoires peuvent s’appliquer, conformément audit contrat.

1.2 Réservations individuelles pour forfaits ou services

Jusqu’à 24 heures avant la date d’arrivée, la réservation peut être annulée gratuitement.
En cas d’annulation moins de 24 heures avant l’arrivée ou en cas de non-présentation (no-show), 100 % du montant total sera facturé.
Des conditions d’annulation différentes peuvent s’appliquer pendant les jours fériés ou lors d’événements spéciaux.

1.3 Tarifs d’hébergement

Nos tarifs sont basés sur la demande et la disponibilité. Les tarifs peuvent varier d’un jour à l’autre.
Pour les tarifs remboursables, la chambre reste réservée jusqu’à 18h00 le jour de l’arrivée si aucun prépaiement n’a été effectué.
En cas d’arrivée tardive, la réservation de la chambre doit être payée à l’avance ou garantie par une carte de crédit.
En l’absence de confirmation de paiement ou de garantie par carte de crédit, l’hôtel peut annuler la réservation de la chambre après 18h00.
Pour les tarifs non remboursables (« Non-Refundable »), aucune annulation ni modification n’est possible. Le montant total est toujours facturé.

1.4 Paiement et facturation des réservations individuelles

Pour les réservations en ligne, le paiement intégral à l’avance peut être exigé.
Les factures doivent être réglées dans les 14 jours suivant la date de facturation.
En cas de paiement tardif, un intérêt de retard de 2 % par mois sera appliqué, majoré d’une indemnité forfaitaire de 15 % du montant dû, avec un minimum de 50 €.
La facturation n’est possible que lorsque :
- un contrat local a été conclu entre le client et Van der Valk Hotel Gand ; ou
- un contrat-cadre via Valk Business prévoit la facturation comme mode de paiement.

1.5 Check-in, check-out et séjour

Le check-in est possible à partir de 15h00.
Le check-out doit être effectué avant 11h00.
Un check-in anticipé ou un check-out tardif n’est possible que sur demande et sous réserve de disponibilité. Un supplément peut être appliqué.
Il est interdit de fumer dans toutes les chambres. En cas d’infraction, une amende de 250 € sera facturée.
L’hôtel ne peut être tenu responsable de la perte ou des dommages causés aux effets personnels.

2. Politique de stationnement

2.1 Visiteurs en général

Les 30 premières minutes sont gratuites. Aucune validation n’est requise.
Ensuite, un tarif de 2,50 € par heure s’applique.
Le tarif maximal est de 20 € par jour.

2.2 Clients de l’hôtel avec nuitée

Les clients de l’hôtel paient 10 € par période de 24 heures.
Le paiement s’effectue à la réception.
Le ticket de stationnement est validé à la réception.

2.3 Clients du restaurant

Les 3 premières heures sont gratuites via un code QR figurant sur le ticket du restaurant.
Après 3 heures, un tarif de 2,50 € par heure s’applique.
Lors de son départ, le client scanne d’abord le code QR de réduction puis paie, le cas échéant, le montant restant à la borne de paiement.

2.4 Clients du Weleda City Spa

Les 3 premières heures sont gratuites via un code QR disponible à l’accueil du Weleda City Spa.
Après 3 heures, un tarif de 2,50 € par heure s’applique.
Lors de son départ, le client scanne d’abord le code QR de réduction puis paie, le cas échéant, le montant restant à la borne de paiement.

2.5 Clients Meetings & Events

Pour les Meetings & Events, les parkings H1, H2 et H3 sont privilégiés. Le parking B, situé en sous-sol près des Blue Towers, est utilisé en cas de forte affluence ou lorsque les parkings H1, H2 et H3 sont complets.

H1, H2 et H3

Le tarif standard est de 2,50 € par heure, avec un maximum de 20 € par jour.
Pour les clients Meetings & Events, 3 heures de stationnement gratuit peuvent être accordées via un code QR.
Après application du code QR, le tarif maximal est de 12,50 € par jour.

Procédure au départ

Stationnement à la charge du client Le client paie directement à la borne de paiement. Le client scanne d’abord le code QR de réduction. Le tarif maximal est de 12,50 € par jour.

Stationnement facturé à l’entreprise ou à l’organisation Le ticket de stationnement est validé à la réception. Le tarif maximal est de 12,50 € par ticket ou par jour, selon les accords conclus.

3. Conditions générales – réservations de groupe, Meetings & Events

3.1 Annulation et réduction du nombre de participants pour les événements et services

Dossiers jusqu’à 50 personnes inclus

Jusqu’à 45 jours avant la date d’arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais.
Entre 44 et 30 jours avant la date d’arrivée prévue, 40 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d’arrivée prévue, 20 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 14 et 7 jours avant la date d’arrivée prévue, 10 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Moins de 7 jours avant la date d’arrivée prévue, des frais forfaitaires d’annulation équivalents à 100 % du prix du nombre de participants ou des services annulés seront dus.

Dossiers à partir de 51 personnes

Jusqu’à 60 jours avant la date d’arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais.
Entre 59 et 45 jours avant la date d’arrivée prévue, 60 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 44 et 30 jours avant la date d’arrivée prévue, 40 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d’arrivée prévue, 20 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 14 et 7 jours avant la date d’arrivée prévue, 10 % du nombre de participants et des services réservés qui y sont liés peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Moins de 7 jours avant la date d’arrivée prévue, des frais forfaitaires d’annulation équivalents à 100 % du prix du nombre de participants ou des services annulés seront dus.

3.2 Annulation et réduction des réservations de chambres

Dossiers jusqu’à 50 chambres inclus

Jusqu’à 45 jours avant la première date d’arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais.
Entre 44 et 30 jours avant la première date d’arrivée prévue, 50 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, 25 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Moins de 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, des frais forfaitaires d’annulation équivalents à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.
Le client doit fournir à Van der Valk Hotel Gand, au plus tard 14 jours avant la première date d’arrivée prévue, une liste détaillée des chambres comprenant, pour chaque chambre :
- l’occupation, par exemple single, double, etc. ;
- le nom et le prénom du ou des participants ;
- la nationalité.
Des frais supplémentaires peuvent être facturés en cas de transmission tardive de ces informations.

Dossiers de 51 à 100 chambres inclus

Jusqu’à 60 jours avant la première date d’arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais.
Entre 59 et 45 jours avant la première date d’arrivée prévue, 75 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 44 et 30 jours avant la première date d’arrivée prévue, 50 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, 25 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Moins de 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, des frais forfaitaires d’annulation équivalents à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.
Le client doit fournir à Van der Valk Hotel Gand, au plus tard 14 jours avant la première date d’arrivée prévue, une liste détaillée des chambres comprenant, pour chaque chambre :
- l’occupation, par exemple single, double, etc. ;
- le nom et le prénom du ou des participants ;
- la nationalité.
Des frais supplémentaires peuvent être facturés en cas de transmission tardive de ces informations.

Dossiers de 101 à 150 chambres inclus

Jusqu’à 90 jours avant la première date d’arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais.
Entre 89 et 60 jours avant la première date d’arrivée prévue, 65 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 59 et 45 jours avant la première date d’arrivée prévue, 45 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 44 et 30 jours avant la première date d’arrivée prévue, 25 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, 15 % du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.
Moins de 15 jours avant la première date d’arrivée prévue, des frais forfaitaires d’annulation équivalents à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.
Le client doit fournir à Van der Valk Hotel Gand, au plus tard 14 jours avant la première date d’arrivée prévue, une liste détaillée des chambres comprenant, pour chaque chambre :
- l’occupation, par exemple single, double, etc. ;
- le nom et le prénom du ou des participants ;
- la nationalité.
Des frais supplémentaires peuvent être facturés en cas de transmission tardive de ces informations.

Dossiers à partir de 151 chambres

Pour les dossiers à partir de 151 chambres, des conditions dérogatoires peuvent s’appliquer. Celles-ci sont définies au cas par cas et consignées par écrit.

4. Acompte, paiements et facturation

4.1 Acompte

L’acompte s’élève à 75 % du montant total de la facture, sauf convention écrite contraire.
L’acompte doit être payé au plus tard 14 jours avant le début de l’événement.
Si le client ne respecte pas les conditions de paiement relatives à l’acompte ou au compte prépayé, l’hôtel se réserve le droit d’annuler la réservation ou de ne fournir que les services correspondant au montant déjà versé.

4.2 Adresse de facturation et données de facturation

L’adresse de facturation mentionnée dans le contrat est contraignante.
Toute modification de l’adresse de facturation ne peut être communiquée qu’avant l’événement ou le séjour.
Les factures sont envoyées exclusivement par courrier électronique, sauf convention écrite contraire.
Le client doit fournir une adresse e-mail de facturation correcte au plus tard avant le début de l’événement.

4.3 Solde final

À l’issue de l’activité, le solde final est établi.
Le client s’engage à régler le solde lors de son départ, sauf convention écrite contraire.
Le paiement s’effectue en espèces ou par Visa, Eurocard, Bancontact ou Mastercard, sauf convention écrite contraire.

4.4 Délai de paiement et paiement tardif

Les factures doivent être réglées dans les 14 jours suivant la date de facturation, conformément aux conditions générales de facturation qui font partie intégrante du présent contrat.
En cas de paiement tardif, un intérêt de retard de 2 % par mois sera appliqué de plein droit et sans mise en demeure préalable.
En outre, une indemnité forfaitaire de 15 % du montant restant dû sera exigible, avec un minimum de 50 €, sans préjudice des éventuels frais judiciaires et frais d’exécution.
Toute réclamation relative à la facture doit être communiquée par écrit et par courrier recommandé dans les 8 jours suivant la date de facturation. Passé ce délai, aucune contestation ne sera recevable.

4.5 Facturation individuelle aux participants

Si le client organise une activité dans l’hôtel et que Van der Valk, à la demande du client, facture individuellement des installations, des chambres d’hôtel ou des prestations annexes à un ou plusieurs participants désignés par le client, celui-ci demeure, conjointement et solidairement avec les participants concernés, tenu au paiement de tous les montants dus, y compris le principal, les intérêts et les frais.

5. Dispositions opérationnelles pour les groupes et événements

5.1 Formation du contrat

Le contrat de réservation n’est conclu qu’après acceptation et signature par Van der Valk.
Tant que le contrat n’a pas été accepté et signé par Van der Valk, celui-ci n’est lié ni envers le client ni envers ses participants.
Dans ce cas, Van der Valk se réserve le droit de considérer l’événement comme inexistant et de libérer les chambres, espaces ou installations prévus au profit de tiers.
Après signature, tous les engagements entre les parties sont exclusivement régis par le présent contrat. Celui-ci remplace tous les accords antérieurs conclus entre les parties.
Toute modification ou tout ajout au contrat n’est valable que s’il est consigné par écrit et accepté par les deux parties.
Les accords verbaux sont considérés comme nuls et non avenus.

5.2 Augmentation du nombre de participants

Si le client communique une augmentation du nombre de participants moins de 14 jours avant la date prévue, l’hôtel déploiera des efforts raisonnables afin de fournir les services au nombre de participants augmenté. Toutefois, l’hôtel ne pourra être tenu responsable si cela s’avère impossible ou seulement partiellement réalisable.

Le nombre exact de participants doit être confirmé au plus tard 5 jours ouvrables avant l’événement.

5.3 Équipement audiovisuel et informatique (EDP)

Si Van der Valk met à disposition du matériel audiovisuel ou informatique (EDP), le client en est responsable pendant toute la durée de l’événement.
En l’absence d’observations immédiatement après la mise à disposition, le client est réputé avoir reçu l’équipement en bon état d’entretien et de fonctionnement.
Si le client utilise son propre matériel ou du matériel fourni par des tiers, il en demeure entièrement responsable pendant toute la durée de l’événement.
Le client est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’éviter les dommages, le vol ou la perte.
Le client doit solliciter une autorisation écrite préalable pour l’utilisation des murs, tables ou sols, ainsi que pour l’installation d’affiches, panneaux, drapeaux ou tout autre matériel publicitaire.
Tous les matériaux et équipements appartenant au client doivent être retirés de l’hôtel au plus tard à la fin de l’événement. L’hôtel décline toute responsabilité pour les matériaux ou équipements qui n’auraient pas été retirés à temps.

5.4 Salles de conférence réservées

Les noms des salles de réunion mentionnés dans le contrat sont indicatifs et non contraignants. L’hôtel se réserve le droit de modifier unilatéralement la dénomination des salles de réunion. Van der Valk en informera le client au plus tard le jour de l’arrivée.

5.5 Check-in et check-out des chambres pour les réservations de groupe

Le check-in est possible à partir de 15h00.
Si le client ou un participant arrive avant 15h00, Van der Valk s’efforcera, dans la mesure du possible, de mettre la chambre à disposition plus tôt, sans toutefois y être tenu.
Si le client ou le participant souhaite avoir la garantie de disposer de la chambre avant 15h00, la nuit précédente devra être réservée au tarif applicable.
L’heure officielle de check-out est fixée à 11h00.
En cas de check-out tardif ou de prolongation jusqu’à 17h00, un supplément équivalent à la moitié du tarif journalier de la chambre concernée sera facturé.
Le check-out tardif est toujours soumis à disponibilité et ne peut être garanti.

5.6 Départ anticipé

Si le client met fin à l’événement de manière anticipée ou si le client ou un participant quitte les salles de réunion ou l’hôtel avant la date de départ réservée, Van der Valk est en droit de facturer intégralement les jours réservés restants, les nuitées, les installations et les prestations annexes au tarif contractuellement convenu.

5.7 Horaire

Le client s’engage à commencer et à terminer l’événement dans les délais prévus au contrat. Van der Valk est autorisé à facturer au client les heures supplémentaires ou autres frais résultant du non-respect de cet horaire.

5.8 Choix du menu et du programme

Le choix définitif du menu et du programme doit être communiqué à Van der Valk au plus tard 10 jours avant l’événement.
Si le client ne confirme pas le choix du menu dans les délais impartis, Van der Valk est autorisé à effectuer lui-même ce choix afin de garantir une préparation optimale de l’événement.
Si le client modifie le choix du menu moins de 7 jours avant l’événement, Van der Valk pourra, dans la mesure où la fourniture du menu modifié reste possible, facturer les frais supplémentaires au client.

5.9 Demandes complémentaires

Toutes les demandes complémentaires doivent être mentionnées dans le document signé par le client. Seules les demandes expressément acceptées par écrit par Van der Valk font partie du contrat et des obligations de Van der Valk.

6. Responsabilité, sécurité et règlement intérieur

6.1 Interdiction de fumer et politique antidrogue

Van der Valk Hotel Gand applique une politique antidrogue stricte. La vente, la détention et la consommation de drogues sont strictement interdites sur le site et dans les bâtiments. Cette interdiction s’étend également à la vente, à l’utilisation ou à la détention inappropriée de protoxyde d’azote.

Il est interdit de fumer dans les bâtiments, y compris dans les chambres de l’hôtel. En cas d’infraction à l’une des dispositions ci-dessus, une amende de 250 € sera facturée et la ou les personnes concernées pourront être priées de quitter immédiatement l’hôtel.

6.2 Responsabilité et assurance

Le client s’engage à souscrire, auprès d’une compagnie d’assurance belge agréée, une assurance couvrant sa responsabilité en tant qu’organisateur pendant la période prévue.
Le client doit veiller à ce que les participants se comportent correctement et respectent le règlement intérieur de l’hôtel.
Il est interdit au client et à ses participants d’utiliser les espaces mis à disposition pour des réunions liées à des idéologies ou mouvements extrémistes, ou pour des activités susceptibles d’avoir un impact négatif direct ou indirect sur le fonctionnement normal de l’hôtel ou de perturber la tranquillité des autres clients de l’hôtel.
Le client est tenu, conjointement et solidairement avec ses participants, d’indemniser Van der Valk pour tout dommage ou nuisance causé par les participants.
Le client garantit Van der Valk contre toute réclamation, y compris le principal, les intérêts et les frais, formulée par d’autres clients ou visiteurs à l’encontre de Van der Valk à la suite de dommages ou nuisances causés par l’événement ou par des actes ou omissions du client ou de ses participants.
L’hôtel ne peut être tenu responsable du vol ou des dommages causés à des biens, objets ou matériels laissés dans l’hôtel par le client ou ses participants.

6.3 Résiliation et indemnisation

Van der Valk a le droit de résilier le contrat par simple notification écrite si le client ne respecte pas les conditions convenues.
Dans ce cas, le client sera redevable envers Van der Valk d’une indemnité équivalente à 50 % des montants qui auraient été dus si le contrat n’avait pas été résilié.
Si Van der Valk constate qu’il lui est impossible de fournir les chambres, salles de réunion ou installations réservées à la date prévue, elle en informera le client dans les meilleurs délais.
Dans ce cas, Van der Valk sera uniquement tenue de fournir des chambres ou installations équivalentes dans l’hôtel comparable le plus proche et, le cas échéant, de rembourser la différence de prix.
Toute autre indemnisation ou coût est expressément exclu.
Si Van der Valk satisfait aux obligations ci-dessus, le client garantit Van der Valk contre toute réclamation que les participants pourraient formuler en raison de l’indisponibilité des chambres ou salles de réunion initialement réservées.

6.4 Prévention incendie et procédures de sécurité

Les issues de secours doivent toujours rester dégagées et leur signalisation doit demeurer visible.
Les portes coupe-feu et les portes de secours doivent rester fermées en permanence lorsqu’il est explicitement indiqué qu’elles doivent l’être.
Aucun objet ne peut être fixé aux dispositifs de fermeture antipaniques et aucun matériel ne peut être placé derrière les portes.
Les cages d’escalier servant de voies d’évacuation doivent rester libres de toute obstruction.
Il est interdit d’introduire dans l’hôtel des liquides ou produits inflammables, explosifs ou dangereux.
Toute modification des installations, matériaux, meubles ou équipements existants n’est autorisée qu’avec l’accord écrit préalable de la direction de l’hôtel.
Si de telles modifications sont nécessaires, une demande écrite doit être adressée à la direction de l’hôtel au plus tard 21 jours avant l’événement.
Les rideaux, revêtements muraux et autres éléments décoratifs suspendus ou fixés aux murs et plafonds doivent être au minimum ignifugés ou incombustibles.
Si des éléments décoratifs sont suspendus dans des ouvertures de porte ou des couloirs, ils doivent être séparés au milieu et fixés de manière à pouvoir être facilement écartés.
Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
Les équipements de lutte contre l’incendie ne doivent pas être utilisés à mauvais escient.
L’interdiction de fumer doit être respectée en permanence.
Si l’organisateur engage du personnel de sécurité externe, l’entreprise de sécurité doit être agréée par le Ministère de l’Intérieur et son personnel doit satisfaire à la législation applicable aux entreprises de gardiennage, de sécurité et aux services internes de sécurité.
Le nombre d’agents de sécurité, leurs noms ainsi que le fait qu’ils soient armés ou non doivent être communiqués préalablement par écrit à la direction de l’hôtel.
Le nombre maximal de personnes autorisé par salle ne peut être dépassé sans autorisation écrite préalable.

7. Juridiction compétente et droit applicable

Le présent contrat est exclusivement régi par le droit belge.

Tout litige relatif à la validité, à l’interprétation, à l’exécution du contrat ou à la facturation relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Gand.

8. Site internet, confidentialité et cookies

Conseil : ces éléments ne relèvent pas, sur le fond, des conditions générales applicables aux réservations ou aux contrats M&E. Il est recommandé de les publier sous forme de pages web distinctes ou d’annexes :

Conditions d’utilisation du site internet
Politique de confidentialité
Politique relative aux cookies

8.1 Conditions d’utilisation du site internet

Responsabilité du site internet

Van der Valk Hotels & Restaurants vous remercie de l’intérêt que vous portez à ses hôtels et de votre visite sur son site internet. Bien que les informations figurant sur ce site soient présentées de manière aussi exacte et actuelle que possible, les prix, offres, installations, images et autres informations peuvent être modifiés à tout moment. Aucun droit ne peut être tiré du contenu du site internet de Van der Valk.

Droits d’auteur

Tous les droits d’auteur et autres droits relatifs au contenu de ce site internet, notamment les textes, images, logiciels et autres informations, appartiennent à Van der Valk et/ou à ses établissements hôteliers affiliés. Les informations figurant sur ce site ne peuvent être modifiées, reproduites, transmises ou distribuées sans l’autorisation écrite préalable de Van der Valk.

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8.2 Politique de confidentialité

Van der Valk Hotel Gand traite les données à caractère personnel conformément à la législation applicable, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Van der Valk respecte la vie privée des personnes dont elle reçoit des informations et traite ces informations de manière confidentielle.

Responsable du traitement : Van der Valk Hotel Gand Akkerhage 10, 9000 Gand Numéro de TVA/RPM : BE 0699.986.048 Adresse e-mail : info@gent.valk.com Pour toute question relative à la protection des données : help@valksupport.com

Champ d’application

La présente politique de confidentialité s’applique au traitement des données à caractère personnel par Van der Valk Hotel Gand et, le cas échéant, par les entités affiliées de Van der Valk. Elle ne s’applique pas aux traitements effectués par des tiers, tels que les organismes de réservation, agences de voyages, employeurs, plateformes de médias sociaux ou autres parties externes.

Finalités du traitement

Van der Valk peut traiter des données à caractère personnel notamment dans le cadre :

des réservations de chambres et de salles ;
des réservations de restaurant ;
des comptes Van der Valk ;
de la sécurité et de la vidéosurveillance ;
de l’enregistrement des plaques d’immatriculation pour les installations de stationnement ;
des newsletters et campagnes d’e-mailing ;
des formulaires de contact ;
des concours et actions promotionnelles ;
du marketing direct ;
de la base de données centrale des clients ;
des médias sociaux ;
des listes noires et listes des paiements en espèces ;
des procédures de recrutement ;
de l’administration du personnel ;
des données relatives aux mineurs lorsque cela est nécessaire à l’hébergement ou à la prestation de services.

Partage des données avec des tiers

Les données à caractère personnel ne sont, en principe, pas partagées en dehors de l’organisation, sauf lorsque cela est nécessaire à la prestation de services, à l’exécution d’un contrat, sur la base du consentement, pour des raisons juridiques ou en vertu d’une obligation légale.

Les données peuvent notamment être partagées avec :

les entités Van der Valk ;
les organisateurs d’événements ou les donneurs d’ordre dans le cadre de réservations de groupes ou d’événements ;
les prestataires de services, notamment dans les domaines de l’informatique, des logiciels, du marketing et de la communication.

Transfert en dehors de l’UE/EEE

Les données à caractère personnel peuvent être transférées au sein de l’Espace économique européen. Tout transfert en dehors de l’EEE n’aura lieu que si un niveau de protection adéquat est garanti, par exemple au moyen de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Durée de conservation

Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire, sauf lorsqu’une obligation légale de conservation s’applique. Les comptes Van der Valk inactifs peuvent être supprimés après une période de 2 ans.

Sécurité

Van der Valk applique des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, notamment le stockage chiffré des données et un accès limité selon le principe du « besoin d’en connaître ».

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées disposent, sous les conditions applicables, du droit :

d’accès ;
de rectification ;
d’effacement ;
de limitation du traitement ;
de portabilité des données ;
d’opposition au traitement ;
de retrait du consentement.

Les demandes peuvent être adressées à help@valksupport.com. Van der Valk statue sur la demande dans un délai de 4 semaines, sauf si elle informe dans ce délai qu’un délai supplémentaire est nécessaire.

Réclamations

Toute réclamation relative à l’utilisation des données à caractère personnel peut être introduite auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données.

Version

Version octobre 2024.

8.3 Politique relative aux cookies

Van der Valk utilise des cookies. Un cookie est un petit fichier texte qui est automatiquement enregistré sur l’appareil du visiteur ou lu à partir de celui-ci lors de sa première visite sur un site internet.

Les cookies sont utilisés pour assurer le fonctionnement du site internet, mémoriser les préférences, recueillir des statistiques et, lorsque le consentement a été donné, soutenir des finalités marketing.

Types de cookies

Van der Valk distingue :

les cookies fonctionnels ;
les cookies analytiques ;
les cookies marketing.

Les cookies fonctionnels et analytiques sont utilisés pour assurer le bon fonctionnement et l’amélioration du site internet. Les cookies marketing ne sont placés qu’après obtention du consentement de l’utilisateur.

Cookies marketing

Les cookies marketing peuvent notamment être utilisés pour :

les publicités et contenus personnalisés ;
les fonctionnalités des réseaux sociaux ;
les préférences et la facilité d’utilisation, telles que les préférences de langue, de devise, d’hôtel et de paiement.