Réservations de groupe

Conditions générales

Politique de stationnement(à partir du 1er janvier 2026)

Hotelparking | H1 - H2 - H3

2,50 € par heure, avec un tarif maximum de 20 € par jour
3 heures de parking gratuit via le code QR uniquement pour les invités des réunions et événements, tarif maximum de 12,50 € par jour
Pour propre compte : paiement direct au kiosque. Scannez le code de réduction QR, le tarif maximum est de 12,50 € par jour.
Sur le compte de l'entreprise : validation du ticket à notre réception, le tarif maximum est de 12,50 € par jour

Parking B | Blue Towers - souterrain (parking externe en cas d'affluence)

Pour compte propre : paiement au kiosque parking B, tarif fixe de 12,50 € par jour
Sur le compte de l'entreprise : validation du billet à notre réception, tarif fixe de 12,50 € par jour

Annulations et réduction des participants pour des événements et des services

Dossiers jusqu'à 50 personnes

Jusqu'à 45 joursvoor la date d'arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais d'annulation.

Entre 44 et 30 jourspour la date d'arrivée prévue, peut40%du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 29 et 15 jourspour la date d'arrivée prévue, peut 20%du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 14 et 7 jourspour la date d'arrivée prévue, peut10 %du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Moins de 7 joursvoor la date d'arrivée prévue, des frais d'annulation forfaitaires seront dus dus égaux à100%du prix du nombre de participants ou de services annulés.

Dossiers à partir de 51 personnes

Jusqu'à 60 joursavant la date d'arrivée prévue, la réservation entière ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais d'annulation.

Entre 59 et 45 joursentre avant la date d'arrivée prévue, peut60%du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 44 et 30 joursentre la date d'arrivée prévue, peut 40%du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 29 et 15 jourspour la date d'arrivée prévue, peut20%du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 14 et 7 jourspour la date d'arrivée prévue, peut10 %du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Moins de 7 jourspour la date d'arrivée prévue, des frais d'annulation forfaitaires seront dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus dus 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donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc donc selon sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les sur les 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Chambre - annulations et réduction du nombre de réservations de chambres

Dossiers jusqu'à 50 chambres

Jusqu'à 45 jourspour la première date d'arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais d'annulation

Entre 44 et 30 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut50 %du nombre de chambres annulées par nuit sans frais d'annulation. Chaque annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 29 et 15 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut25%van het aantal kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden.

Moins de 15 jourspour la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation forfaitaires seront dus à régler, équivalents à100 %du prix des réservations de chambre annulées.

Le client doit au plus tard 14 jourspour la première date d'arrivée prévue à l'hôtel Van der Valk Gent, établir une liste détaillée avec la mention par chambre des informations suivantes : l'occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de remise tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.

Dossiers de 51 à 100 chambres

Jusqu'à 60 jourspour la première date d'arrivée prévue, la réservation complète ou une partie de celle-ci peut être annulée sans frais d'annulation

Entre 59 et 45 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut75 %du nombre de chambres par nuit peuvent être annulées sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 44 et 30 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut50 %van het aantal kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden.

Entre 29 et 15 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut25 %du nombre de chambres par nuit être annulées sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au tarif contractuel.

Moins de 15 jourspour la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation forfaitaires seront dus redevables, équivalents à100%du prix des réservations de chambres annulées.

Le client doit au plus tard 14 jourspour la première date d'arrivée prévue à l'hôtel Van der Valk Gent, établir une liste détaillée, mentionnant pour chaque chambre les informations suivantes : l'occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive des informations susmentionnées, des coûts supplémentaires peuvent être facturés.

Dossiers de 101 à 150 chambres

Jusqu'à 90 joursla première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation

Entre 89 et 60 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut65 %van het aantal kamers per nacht geannuleerd worden zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden.

Entre 59 et 45 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut45%het aantal chambres par nuit annulé sans frais d'annulation. Chaque annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 44 et 30 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut25 %du nombre de chambres par nuit peuvent être annulées sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.

Entre 29 et 15 jourspour la première date d'arrivée prévue, peut15 %zonder annulatiekosten. Elke bijkomende annulatie zal aan de contractuele prijs aangerekend worden.

Moins de 15 joursvoor la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation forfaitaires seront dus exigibles, équivalents à100 %du prix des réservations de chambre annulées.

Le client doit au plus tard 14 jourspour la première date d'arrivée prévue à l'hôtel Van der Valk Gent, établir une liste détaillée en mentionnant par chambre les informations suivantes : l'occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive des informations susmentionnées, des frais supplémentaires peuvent être facturés.

Dossiers à partir de 151 chambres

Sur la base de l'ampleur du dossier (> 151 chambres), des conditions dérogatoires peuvent s'appliquer et seront déterminées pour chaque dossier.

Dépôt et facturation

L'acompte est basé sur 50 % de la facture totale et doit être réglé au moins 14 jours avant le début de l'événement.
Si le client omet de respecter les conditions concernant le paiement de l'acompte ou de la facture totalement prépayée, l'hôtel se réserve le droit d'annuler la réservation, ou n'offrira que les services correspondant au montant de l'acompte déjà payé.
L'adresse de facturation mentionnée dans le contrat est contraignante pour les modifications qui ne peuvent être communiquées qu'avant les événements et/ou les nuitées. Les factures sont envoyées uniquement par email. Le client donne son accord pour cela lors de l'acceptation des conditions générales. Une adresse email de facturation doit être fournie par le client au plus tard avant le début de l'événement. Des exceptions à cela ne sont possibles que si convenu autrement.
À la fin de l'activité, le solde final est établi et l'autre partie s'engage à payer le montant de la facture de solde lors de la sortie de l'activité, sauf accord écrit contraire. Le paiement se fait en espèces ou par Visa, Eurocard, Bankcontact ou Mastercard. Sauf accord contraire

Les factures doivent être payées dans les 14 jours suivant la date de facturation, conformément aux conditions générales de facturation qui font partie intégrante de cet accord.
Un intérêt de 2 % par mois sera appliqué sans préavis pour les factures qui ne sont pas payées dans les 30 jours suivant la date de facturation. En outre, une indemnité forfaitaire de 15 % du montant restant dû de la facture est exigible, avec un minimum de 50,00 €, sans préjudice des frais de justice et des frais d'exécution. Toutes les réclamations de quelque nature que ce soit doivent nous être communiquées par écrit et par lettre recommandée dans les huit jours suivant la date de la facture. Après l'expiration de ce délai, aucune contestation n'est plus recevable et sera considérée comme inexistante.
Si le client a organisé une activité à l'hôtel Van der Valk et a utilisé à cet effet les installations de Van der Valk (y compris la mise à disposition de chambres d'hôtel) et que Van der Valk, à la demande du client, a facturé individuellement ces installations/chambres d'hôtel et annexes à un ou plusieurs participants (désignés par le client à cet effet), le client reste néanmoins solidairement et indivisiblement, l'un en défaut de l'autre, obligé avec les participants concernés au paiement à Van der Valk de tous les montants dus par les participants concernés, tant en principal, intérêts que frais.

Accord

Cet accord de réservation ne prend effet qu'après acceptation et donc signature par Van der Valk.
Tant que cela n'est pas effectué, Van der Valk ne sera lié d'aucune manière envers le client et/ou ses participants, et Van der Valk aura donc le droit de considérer l'événement comme inexistant et de libérer toutes les chambres et/ou espaces prévus par le client et/ou de les mettre à la disposition de tiers.
Le client n'a donc aucun droit à un quelconque service de Van der Valk jusqu'au moment où un accord définitif est signé et remis aux deux parties. Après la signature, et donc l'acceptation par Van der Valk, tous les engagements entre les parties seront exclusivement régis par cet accord, lequel remplacera tous les accords antérieurs entre les parties.

Toutes les modifications ou ajouts à ce contrat doivent être faits exclusivement par écrit, et être signés par les deux parties. Les accords oraux seront considérés comme non valides et inexistants.
L'organisateur est pleinement conscient des conditions susmentionnées, qui font partie intégrante du contrat, et les accepte après

Diversen

Augmentation du nombre de participants pour les événements et services

Si le client informe Van der Valk moins de 14 jours avant la date prévue d'une augmentation du nombre de participants, l'Hôtel fera tous les efforts raisonnables pour fournir ses services à ce nombre accru, toutefois sans que l'Hôtel puisse être tenu responsable des conséquences si elle échouait ou ne réussissait pas entièrement.

Le nombre exact de participants doit en tout cas être confirmé au plus tard cinq jours ouvrables avant l'événement.

Équipement audiovisuel et EDP

Si Van der Valk met à disposition du client un équipement audiovisuel ou informatique, le client en sera responsable pendant toute la durée de l'événement. À cet égard, le client sera réputé avoir reçu cet équipement en bon état de maintenance et de fonctionnement, à défaut de toute remarque immédiatement après sa mise à disposition.

Si le client utilise son propre équipement et/ou l'équipement qu'il a acquis auprès de tiers, alors le client sera responsable (avec exclusion expresse de Van der Valk) pour cela et restera responsable pendant toute la durée de l'événement, et devra également prendre les mesures nécessaires pour éviter les dommages, le vol.
Le client doit informer l'hôtel à l'avance de son souhait d'utiliser les murs, les tables ou le sol de la salle qu'il a réservée. Il devra également demander par écrit une autorisation préalable à Van der Valk pour installer des affiches, des signes, des drapeaux ou tout autre matériel publicitaire.

verwijderd.

Salles de conférence réservées

Les noms des salles de réunion, tels que mentionnés dans le contrat, sont uniquement à titre d'exemple et ne sont en aucun cas contraignants. L'Hôtel a le droit de modifier, à tout moment, unilatéralement et librement la dénomination des salles de réunion. Van der Valk est seulement tenu d'en informer le Client, au plus tard le jour de l'arrivée.

Enregistrement / départ des chambres

L'enregistrement sera possible à partir de 15h00. Si le client/participant arrive avant cette heure, Van der Valk s'efforcera, sans engagement, de mettre la chambre à disposition plus tôt, sans toutefois y être obligée.
Si le client/l'organisateur souhaite avoir la garantie d'avoir accès à sa chambre avant 15h00, cela n'est possible que si le client/participant effectue une préinscription : cela implique que la nuit précédente doit être réservée aux tarifs normalement en vigueur.
L'heure officielle de départ est 11h00. En cas de départ tardif et/ou pour des prolongations jusqu'à 17h00, un coût supplémentaire sera dû, équivalent à la moitié du tarif journalier pour la chambre concernée. De plus, la possibilité de prolongation dépendra toujours de la disponibilité éventuelle de la chambre et ne peut en aucun cas être garantie.

Départ anticipé

Si le client décide de terminer l'événement prématurément, et si le client/un participant décide de quitter les salles de réunion ou l'hôtel avant l'expiration de la date de départ réservée, Van der Valk est en droit de facturer intégralement les jours prévus/réservés restants et/ou les nuitées, y compris les installations/annexes réservées, au tarif contractuel convenu.

Calendrier

Le client s'engage expressément à commencer et à terminer son événement dans les délais contractuellement prévus à cet effet. Van der Valk est en droit de facturer au client toutes les heures supplémentaires ou autres dépenses résultant du non-respect de ce calendrier, ce que le client accepte.

Choix du menu

Le choix final du menu et du programme doit être envoyé au plus tard dix jours avant l'événement à Van der Valk.

Si le choix du menu par le client n'a pas été confirmé à Van der Valk dans ce délai, Van der Valk est autorisé à faire lui-même un choix de menu afin de garantir une préparation optimale de l'événement.

Si le client modifie son choix de menu moins de sept jours avant l'événement, Van der Valk (si elle parvient à livrer le menu modifié) pourra facturer au client les coûts supplémentaires causés par ce choix tardif.

Demandes supplémentaires

Afin de permettre à Van der Valk de fournir un service maximal, toutes les demandes supplémentaires doivent déjà être mentionnées sur le présent document signé par le client.

Seules les demandes spécifiques auxquelles Van der Valk donne son accord écrit exprès feront partie du présent accord et des obligations de Van der Valk.

Interdiction de fumer / politique antidrogue

Van der Valk Hotel Gent a une politique anti-drogue stricte. La vente, la possession et l'utilisation de drogues sont strictement interdites sur le terrain et dans les bâtiments.

La vente, l'utilisation ou la possession inappropriée de gaz hilarant est également incluse ici. Fumer n'est pas autorisé dans les bâtiments et donc pas non plus dans les chambres d'hôtel. En cas de constatation de la violation de l'une des choses mentionnées ci-dessus, l'hôtel facturera une amende de 150 € et la ou les personnes seront immédiatement invitées à partir.

Responsabilité / assurance

Le client s'engage à souscrire une assurance auprès d'une entreprise d'assurances agréée en Belgique, couvrant sa responsabilité en tant qu'organisateur pendant la période prévue.
De plus, le client doit s'assurer que ses participants sont tenus de se comporter correctement, conformément au règlement intérieur de l'hôtel.
Il est interdit au client/à ses participants d'utiliser les espaces mis à disposition pour des réunions ayant trait à des idéologies extrêmes et/ou tendances, et/ou qui pourraient avoir un impact négatif direct ou indirect sur le fonctionnement normal de l'hôtel, ou déranger la tranquillité des autres clients de l'hôtel.
Le client sera en tout cas, conjointement et solidairement avec ses participants, tenu de dédommager Van der Valk pour tout dommage ou inconvénient causé par les participants du client. En outre, le client sera tenu d'indemniser Van der Valk pour toute réclamation (qu'il s'agisse du principal, des intérêts ou des coûts) qui pourrait être formulée contre Van der Valk par l'un des autres invités/clients, en raison de dommages/inconvénients qu'ils pourraient subir suite à l'événement et/ou au comportement/attitude ou aux négligences du client ou de ses participants.
L'hôtel ne peut en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou de dommage aux biens/objets/etc. apportés par le Client ou ses participants dans l'hôtel

Dissolution / indemnisation

Van der Valk a le droit de résilier cet accord par une simple notification écrite au client, organisateur, au cas où les conditions mentionnées ci-dessus n'auraient pas été respectées par ladite partie. Dans ce cas, cette dernière devra à Van der Valk une indemnité équivalente à 50 % des montants qui auraient été dus par le client si l'accord n'avait pas été résilié.
Si Van der Valk constate qu'ils ne peuvent pas fournir les chambres/salles de réunion/installations comme elles ont été réservées par le client et acceptées par Van der Valk au moment prévu, alors Van der Valk doit en informer le client dès que possible. Dans ce cas, Van der Valk sera tenu uniquement de fournir des chambres et installations équivalentes pour le client, et ce dans l'hôtel équivalent le plus proche, où Van der Valk sera seulement tenu de rembourser au client la différence de prix éventuelle, avec exclusion expresse de toute autre indemnisation ou coût.
Si Van der Valk répond aux éléments mentionnés dans le paragraphe précédent, le client devra indemniser Van der Valk pour toute réclamation qui pourrait être formulée par les participants du client à l'encontre de Van der Valk, en raison de la non-disponibilité des chambres/salles de réunion prévues par ce dernier.

Prévention des incendies et procédures de sécurité

Les sorties de secours doivent toujours être libres d'obstructions et les indications de leur emplacement doivent rester visibles pour tous ceux qui en ont besoin. Là où cela est explicitement indiqué, les portes coupe-feu et de secours doivent toujours rester fermées. Rien ne doit être fixé aux barres anti-panique, et aucun matériel ne doit être placé derrière les portes à l'avance.
Les trappes servant de voie d'évacuation doivent être exemptes d'obstructions.
Il est interdit d'introduire dans l'hôtel des liquides ou produits inflammables, explosifs ou dangereux, ainsi que de modifier les installations, matériaux, meubles ou équipements existants sans l'autorisation écrite préalable de la direction de l'hôtel. Si de telles modifications s'avèrent nécessaires, elles doivent être demandées par écrit au moins 21 jours avant l'événement.

Les rideaux, les revêtements muraux et tout autre matériau décoratif suspendus ou fixés aux murs et aux plafonds doivent être fabriqués à partir de matériaux au moins ignifuges ou incombustibles. Si ces matériaux sont suspendus dans les ouvertures de portes ou les couloirs, ils doivent être divisés au milieu et fixés de manière à pouvoir être facilement écartés.
Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
Les équipements de lutte contre l'incendie ne doivent pas être mal utilisés.
L'interdiction de fumer doit toujours être respectée
Si l'organisateur engage du personnel de surveillance externe pour la fonction, l'entreprise de surveillance engagée doit être agréée par le Ministère de l'Intérieur et son personnel doit se conformer à la loi sur les entreprises de surveillance, les entreprises de sécurité et les services de surveillance interne du 10 avril 1999. Le nombre, le nom et la question de savoir si le personnel de surveillance est armé ou non doivent être communiqués à la direction de l'hôtel par écrit à l'avance.
On doit veiller à ce que le nombre maximum de personnes autorisées dans une salle ne soit pas dépassé, sans autorisation écrite préalable.

Compétence / législation

Cette convention est exclusivement régie par le droit belge.

Tout litige concernant la validité, l'interprétation, l'exécution de l'accord, ou la facturation dans le cadre de celui-ci relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement de Gand.